Cum să realizezi bugetul afacerii la început de an: ghid practic

Planificarea bugetului la început de an e ca pregătirea unui bagaj pentru o excursie în natură: dacă nu pui în el tot ce trebuie, riști să te trezești în mijlocul drumeției fără apă sau sendvișuri. În afaceri, acest „bagaj” este bugetul tău: un mix bine gândit de resurse, obiective și un strop de precauție, care îți oferă siguranță pe tot parcursul anului. Conform unui studiu realizat pe acest subiect, 54% dintre antreprenori creează un buget pe 12 luni pentru afacerile lor, la început de an. 

Descoperă în cele ce urmează tot ce trebuie să știi despre realizarea bugetului la început de an, dar și exemple concrete pe care să le aplici în funcție de specificul businessului tău.

Realizarea bugetului afacerii la început de an pentru afaceri profitabile: ghid în 4 pași

Un plan financiar bine pus la punct te ajută să știi de unde pleci, unde vrei să ajungi și, mai ales, cum să gestionezi orice obstacol întâlnit pe drum, chiar și pentru cea mai simplă afacere. Dacă și tu vrei să te bucuri de toate aceste avantaje în anul care vine, iată ce pași trebuie să parcurgi pentru realizarea bugetului afacerii la început de an pentru afaceri profitabile:

1. Analizează performanțele pe anul în curs

Pentru început, ia-ți timp să privești înapoi la performanțele din acest an – te vor ajuta să estimezi performanțele viitoare. Cum a mers afacerea? Ai înregistrat creșteri, scăderi sau ai stagnat față de anul trecut? Analizează ce a funcționat și ce nu și identifică la ce trebuie să renunți și ce trebuie să îmbunătățești.

Aici e important să te uiți la cifre, dar și la ce nu se vede în grafice: ce strategii de marketing au dat roade, ce investiții s-au justificat și care nu au adus rezultatele scontate. De asemenea, nu ignora feedbackul echipei tale – uneori, cei din „teren” văd lucrurile mult mai clar decât tine.

👉 Dacă rezultatele de marketing nu sunt chiar cum te-ai așteptat, atunci implementează câteva soluții eficiente începând de anul viitor și urmărește-le folosind indicatorul ROAS. Descoperă ce este ROAS și cum te poate ajuta să-ți optimizezi bugetul de marketing. 

2. Definește obiective SMART

Indiferent de performanțele obținute în anul în curs, cu siguranță ai planuri mari pentru anul care vine. Și, deși e mereu bine să fii optimist, e ușor să te pierzi în visuri mari și promisiuni de „creștere de 300%” anul viitor fără să ai o viziune concretă și un plan prestabilit. Până la urmă, hai să fim sinceri, să setezi niște obiective vagi este ca și cum ai folosi un GPS defect ca să ajungi la o destinație. Tu îi spui unde vrei să ajungi, dar nu-ți oferă nicio indicație. Încotro o iei?

Așa e și în cazul obiectivelor. Indiferent de obiectivele tale, dacă nu îți sunt clare ție, în primul rând, nu îți vor fi de prea mare folos. De aceea, folosește metoda SMART atunci când stabilești obiectivele de business. Iată la ce se referă:

• Specific – „Vreau să îmi cresc veniturile” nu e destul de clar. „Vreau să cresc veniturile din vânzări cu 15% în următoarele 12 luni” sună mult mai clar, nu-i așa? Pornește de aici.

• Măsurabil – Găsește modalități de a măsura progresul, altfel te pierzi pe drum. Spre exemplu, poți să urmărești lunar numărul de comenzi și de clienți noi, precum și valoarea medie a unei comenzi.

• Accesibil – Nu îți stabili un obiectiv imposibil. Dacă ai avut o creștere de 3% în ultimul an, nu te aștepta ca 100% să fie ceva realist fără să faci modificări semnificative în strategia de business.

• Relevant – Asigură-te că obiectivul se aliniază cu viziunea afacerii tale. Dacă vrei să crești veniturile, dar te concentrezi pe minimizarea prețurilor de vânzare pentru a fi competitiv, poate că ar trebui să revizuiești obiectivele.

• Termen-limită – „Până la sfârșitul anului” este un deadline clar. Fără un termen concret, însă, riști să rămâi blocat în planuri care nu se concretizează niciodată.

3. Categorisește și prioritizează cheltuielile

Deși vorbim despre cheltuieli legate de business, ele sunt de mai multe tipuri și pot influența cashflow-ul afacerii tale.

Să începem cu costurile fixe, acele cheltuieli care vin mereu, indiferent dacă vânzările merg bine sau nu. Sunt acele cheltuieli „de rutină”, cum ar fi chiria biroului, salariile angajaților, utilitățile sau abonamentele la diverse servicii esențiale pentru afacerea ta. 

Apoi, sunt costurile variabile. Acele cheltuieli care depind de nivelul de activitate al afacerii tale. De exemplu, dacă vânzările sunt mai mari, vei avea cheltuieli mai mari cu materiile prime sau transportul. Aceste costuri pot fluctua, așa că fii atent cum le prognozezi.

Nu uita nici de investiții. Investițiile în echipamente noi, marketing sau dezvoltarea de produse/servicii noi trebuie să fie o prioritate pentru a sprijini creșterea afacerii tale. Altfel, riști să rămâi în urma competiției.

Și bineînțeles, fondul de urgență. Acea plasă de siguranță care te salvează în fața situațiilor imprevizibile cum ar fi creșterea costului materiilor prime sau defecțiunea echipamentelor de producție. Până ajungi să economisești banii pentru acest fond, poți să-l consideri lunar o „cheltuială”. Practic, transferi banii din contul curent al firmei într-un depozit. Ideal, acest fond ar trebui să acopere între 3 și 6 luni de costuri fixe.

👉 În cazul în care la un moment dat te confrunți cu situația de a suporta cheltuieli care depășesc valoarea fondului de urgență, atunci poți să obții extra cash pentru afacerea ta. Dacă ești client Filbo și totalul creditelor active nu depășește 215.000 RON, poți obține un al doilea împrumut mai rapid și mai avantajos. 

Pentru sume de până în 60.000 RON ai nevoie doar de ultimul extras de cont, iar pentru sume mai mari ai nevoie și de ultima balanță disponibilă. În urma analizei, în funcție de specificul afacerii, pot fi necesare documente adiționale (Certificat atestare fiscală sau Fișa sintetică AFP, contracte de credit în derulare, autorizații de funcționare etc.).

4. Asigură-te că bugetul este flexibil

Acum că știi care sunt tipurile de costuri pe care trebuie să le planifici, asigură-te că previziunile tale economice sunt realiste. Cum faci asta? Plecând de la situația anului în curs. Dacă nu planifici vreo modificare majoră în strategia de business, cel puțin în primul trimestru al anului viitor, situația vânzărilor și a cheltuielilor firmei va fi asemănătoare. Apoi, din al doilea trimestru, poți să ajustezi situația în funcție de realitatea de atunci.

Este important și să creezi câteva scenarii alternative pentru diferite situații. De pildă, dacă pierzi un client important, cum îți ajustezi cheltuielile? Sau, dacă înregistrezi o creștere bruscă a veniturilor, cum poți să investești acei bani inteligent? Încearcă să anticipezi cum s-ar putea schimba lucrurile și planifică „scenarii de urgență”.

Importanța bugetului afacerii: de ce e esențial ca estimările pe care le faci să fie cât mai realiste

Deși așa pare la prima vedere, crearea bugetului afacerii nu reprezintă doar „niște cifre într-un excel și gata”. Iată de ce estimările pe care le faci trebuie să fie cât mai realiste:

• Estimările nerealiste pot da naștere unor așteptări exagerate. De exemplu, dacă îți supraestimezi veniturile, te poți trezi investind în echipamente noi sau campanii de marketing costisitoare, doar pentru ca, la mijlocul anului, să realizezi că nu ai suficienți bani pentru cheltuielile esențiale. 

Pe de altă parte, estimările prea pesimiste pot sabota creșterea afacerii. Dacă presupui că vei avea mai puțin decât în realitate, s-ar putea să ratezi oportunități importante, cum ar fi o ofertă avantajoasă de extindere sau o colaborare strategică.

• Estimările realiste ajută la luarea unor decizii inteligente. Dacă îți dai seama că veniturile nu vor crește cu 30%, ci doar cu 10%, poți ajusta corespunzător bugetul pentru marketing, salarizare sau alte investiții. De asemenea, îți poți calcula mai exact costurile pentru producție sau pentru materii prime.

• Estimările prea optimiste te pot face să ignori riscurile. E adevărat că „gândirea pozitivă” poate face minuni, dar când vine vorba de afaceri, să te aștepți la tot ce-i mai bun și să ignori riscurile poate fi o capcană. A spune „La anul o să ne meargă super bine, nu-i problemă!” nu ajută pe nimeni. 

Cum ar fi să te aștepți ca totul să decurgă perfect în condițiile în care te bazezi pe creșterea unui anumit produs, iar tendințele pieței se schimbă brusc? De aceea ai nevoie de estimări realiste: ele fac să te gândești din timp la ceea ce s-ar putea întâmpla și te provoacă să creezi un „plan B”.

• Estimările realiste te ajută să gestionezi mai bine cashflow-ul. Știi exact ce venituri să aștepți și, mai important, când să le aștepți. Dacă, pe de altă parte, ai estimări complet nerealiste, riști să ajungi într-o situație în care să nu-ți poți plăti furnizorii din cauza întârzierii încasării facturilor la timp.

👉 Ca să eviți astfel de situații pe cât posibil, asigură-te că emiți din timp facturile și că urmărești termenele de plată. Dacă ești client Filbo, acest lucru îți va fi mult mai ușor. Pe toată durata colaborării cu noi, ai acces gratuit la un program de facturare integrat cu e-Factura.

#1: Scenariu pentru magazin online – cum să creezi buget pentru anul următor

Acum că ai văzut ghidul general de creare a unui buget de business pentru anul viitor, este important și să știi cum să-l adaptezi la businessul tău. Descoperă cum poți face asta dacă deții un magazin online:

1. Analizează performanțele din acest an. Privește în urmă și analizează ce a funcționat și ce nu în ceea ce privește vânzările și cheltuielile. Folosește platforme de analize de date și informațiile din conturile tale de publicitate pentru a vedea care produse și canale de marketing au adus cele mai multe vânzări.

2. Setează obiective financiare pentru anul următor. Folosindu-te de obiective, poți stabili, de exemplu, să crești vânzările totale cu 20% până la finalul anului viitor sau să îți extinzi portofoliul de produse cu 5 articole noi.

👉 Nu-ți fie teamă să setezi obiective mărețe atunci când ai și un plan de a le îndeplini. Noi, echipa Filbo, credem în planurile tale și îți oferim sprijinul financiar de care ai nevoie să le îndeplinești! Am făcut-o deja pentru mii de antreprenori pe parcursul celor 30 de ani de activitate, iar acum a sosit rândul tău să treci la #UrmătorulNivel!

3. Alocă bugetul pentru fiecare categorie de cheltuieli. Iată câteva exemple de cheltuieli specifice unui magazin online:

• Costuri cu stocurile: trebuie să aloci bani pentru produse, transport și depozitare.

• Publicitate și marketing: investește în campanii Google Ads, Facebook Ads și SEO pentru a atrage clienți noi.

• Comisioane la platforme de vânzare: include costurile asociate cu platformele de vânzare – acest lucru îți va fi util atunci când estimezi profitul.

👉 Dacă ești client Filbo, ai acces gratuit la o platformă internațională unde poți să vinzi și să cumperi angro prin intermediul serviciilor non-financiare pe care le oferim clienților noștri! 

• Bugetează salariile, beneficiile și plățile pe care trebuie să le faci pentru colaborările externe.

• Fondul de urgență. Alocă în fiecare lună o parte din buget pentru cheltuieli neprevăzute, cum ar fi probleme tehnice sau fluctuații ale costurilor.

#2: Scenariu pentru domeniul transporturilor – cum să creezi buget pentru anul următor

Așa cum un magazin online are particularitățile sale, și domeniul transporturilor vine cu propriile provocări și oportunități. Fără o direcție clară, planificarea bugetului pentru un business din acest sector poate deveni un fiasco. Evită acest lucru și descoperă în continuare care sunt pașii de parcurs pentru un business în domeniul transporturilor:

1. Analizează performanțele anului trecut. Care au fost costurile cele mai mari? Poate combustibilul a fost o cheltuială majoră sau întreținerea vehiculelor a depășit așteptările. Analizează rutele, timpii de livrare și alte variabile importante pentru a înțelege unde ai putea face economii sau optimizări.

2. Setează obiective clare pentru anul următor. Decide ce vrei să realizezi anul viitor: extinderea flotei de vehicule, creșterea numărului de livrări sau îmbunătățirea eficienței operaționale. Fiecare obiectiv trebuie să fie clar și măsurabil. De exemplu, „Creșterea livrărilor cu 15% în primele 6 luni” sau „Reducerea costurilor de întreținere cu 10% prin implementarea unui program de întreținere preventivă”.

Alocă bugetul pentru cheltuieli specifice domeniului transporturilor. Iată câteva costuri specifice businessurilor din transport care nu trebuie să lipsească din planificarea ta:

• Costuri cu combustibilul: Estimează prețurile la combustibil pe baza consumului și a distanței pe care o parcurgi.
• Întreținerea și reparațiile vehiculelor: Include costurile pentru inspecții periodice, schimburi de piese și reparații. Dacă ai flota mai veche, alocă un buget mai mare pentru întreținere.
• Investiții în vehicule noi: Dacă unul dintre obiectivele tale este optimizarea costurilor, atunci poți alege să investești în vehicule electrice sau hibrid. 
• Salarii și beneficii pentru șoferi: Nu uita de costurile legate de personal, inclusiv salariile, bonusurile și eventualele cheltuieli pentru formarea continuă a șoferilor.
• Asigurări: Asigurările auto și pentru marfă sunt esențiale. Estimează costurile anuale pentru fiecare vehicul din flotă.
• Taxe și licențe: Nu uita de taxe de drum și taxe de vignetă pentru vehiculele din flota ta.
• Fond de urgență: Construiește o rezervă financiară pentru cheltuieli neprevăzute, cum ar fi daune accidentale sau daune provocate de condiții meteo extreme.

Chiar și cu o bugetare strictă, este imposibil să prevezi viitorul. Dar, indiferent de ce surprize îți aduce anul, este bine să știi că ai un partener de încredere care poate să îți finanțeze cheltuielile curente sau investițiile de dezvoltare. 

👉 Dacă alegi Filbo, o instituție financiară nebancară (IFN), poți obține un credit cu garanții materiale pentru IMM în valoare de 600.000 RON.

• Procesul de aplicare este 100% online, iar dacă îți dorești să accesezi un credit mai mic, de până în 60.000 RON, atunci și aprobarea are loc tot online. Pentru creditele mai mari, beneficiezi și de sprijin din partea unui consultant. 

• Documentația necesară la aplicare este minimă. Ai nevoie doar de un extras de cont, ultima balanță disponibilă și Fișa de Evidență Fiscală sau Certificatul de Atestare Fiscală de la Administraţia Finanţelor Publice.

• Perioada de rambursare este una flexibilă: poți alege până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Indiferent de opțiunea ta, beneficiezi de acces gratuit la un program gratuit de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura pe toată durata creditului.

• Dobânda este variabilă, în funcție de ROBOR la 6 luni și ai posibilitatea de a amâna plata ratei. Asta înseamnă că, dacă nu ai posibilitatea de a plăti rata într-o lună, poți amâna rambursarea cu 30 de zile dacă ai un comportament bun de plată până atunci. 

#3: Scenariu pentru un business din sectorul agriculturii: cum să creezi buget pentru anul următor

Fiind un sector atât de mare de business, îți prezentăm în cele ce urmează și cum să creezi un buget pentru o afacere din domeniul agriculturii:

1. Începe prin a analiza recolta de anul trecut: cât de mult ai obținut pe hectar, ce costuri ai avut pentru semănat, îngrijirea culturii și recoltare. De asemenea, nu uita să te uiți la prețurile de vânzare și să vezi dacă te-ai încadrat în așteptările tale. 

Poate că ai avut o producție mai mare decât estimai, dar costurile de transport au crescut, sau poate vremea a influențat recolta mai mult decât te așteptai. Înțelegerea acestor variabile te va ajuta să îți planifici mai bine anul următor.

2. Stabilește obiective clare pentru anul viitor. De exemplu, poate îți dorești să îți crești producția de cereale cu 10% sau să reduci costurile de îngrășăminte cu 15%. Alege obiective clare și măsurabile, cum ar fi „creșterea randamentului pe hectar cu 5%” sau „implementarea unor practici mai ecologice pentru reducerea cheltuielilor de input”.

👉 Indiferent de obiectivele pe care le stabilești, pentru a le îndeplini ai nevoie de o strategie de investiții solidă în spate. Descoperă câteva idei de investiții pe care le poți face în acest sens, dar și cum să crești profitabilitatea unei afaceri agricole.

3. Alocă bugetul pentru cheltuielile specifice în agricultură. Iată câteva costuri importante pe care trebuie să le iei în considerare pentru un buget complet:

• Semințele: Costurile pentru semințe sunt o parte semnificativă din bugetul anual. Estimează cât vei avea nevoie pe hectar și ia în calcul fluctuațiile de preț. Ține cont și de obiectiv, dacă dorești să-ți crești producția de cereale.

• Îngrășăminte și pesticide: Acestea sunt esențiale pentru protejarea recoltei și obținerea unei producții bune. Fii atent la tendințele pieței pentru a estima costurile și, eventual, caută alternative mai ieftine sau mai ecologice dacă dorești o optimizare a bugetului.

• Combustibilul și întreținerea utilajelor: Estimează costurile de combustibil și întreținere pentru echipamentele tale agricole. Nu uita că prețul combustibilului poate fluctua destul de mult de la un an la altul.

• Manopera: Costurile cu angajații care te ajută la semănat, întreținut și recoltat sunt esențiale. Fă un calcul exact al numărului de oameni de care ai nevoie și al salariilor acestora.

• Irigare: Dacă folosești sisteme de irigare, trebuie să incluzi în buget și costurile de întreținere, reparații și energie electrică.

• Transportul și depozitarea: După recoltare, trebuie să iei în calcul și costurile de transport către depozite sau către piețele de desfacere, precum și costurile de depozitare până la vânzare.

• Fond de urgență: Rezervă o parte din buget pentru situații neprevăzute, cum ar fi pierderi cauzate de vreme nefavorabilă sau fluctuații bruște ale prețurilor.

#4: Scenariu pentru afaceri verzi: cum să creezi buget pentru anul următor

Nu în ultimul rând, pentru că tot mai multe afaceri sunt orientate spre sustenabilitate, iată cum poți să creezi bugetul pentru anul următor și pentru o astfel de afacere:

1. Analizează performanțele anului trecut. Cum s-au comportat vânzările și cheltuielile? Ai reușit să atragi mai mulți clienți sau să reduci costurile de producție? Analizează impactul investițiilor în practici ecologice sau în produsele verzi, cum ar fi materialele reciclate, energia regenerabilă sau ambalajele eco-friendly.

2. Setează obiective verzi pentru anul următor. Indiferent că vrei să îți extinzi gama de produse ecologice, să îți optimizezi procesul de producție pentru a reduce deșeurile sau să implementezi soluții de energie verde în afacerea ta, obiectivele trebuie să fie SMART. Un astfel de exemplu poate fi „Reducerea emisiilor de CO2 cu 10% în următoarele 12 luni” sau „Creșterea vânzărilor de produse ecologice cu 15%”.

3. Alocă bugetul pentru cheltuielile specifice unei afaceri verzi, precum:

• Materiale eco-friendly: Dacă livrezi produse în ambalajele reciclabile sau fabricate din materialele biodegradabile, ține cont că acestea pot avea un cost mai mare decât opțiunile tradiționale. Estimează ce cantități vei achiziționa și ia în calcul fluctuațiile de preț.

• Investiții în tehnologii moderne: Investițiile în echipamente ecologice, cum ar fi panourile solare, sistemele de eficiență energetică sau mașinile hibrid, sunt esențiale pentru un business verde. Acestea pot fi costisitoare la început, dar pe termen lung, pot reduce cheltuielile operaționale și impactul asupra mediului.

• Certificări ecologice și reglementări: Obținerea de certificări verzi sau a unor standarde ecologice poate implica taxe de licențiere și costuri administrative. Dacă vrei să îți certifici afacerea sau anumite procese de producție pentru a atrage clienți care pun accent pe sustenabilitate, acest lucru trebuie prevăzut în buget.

• R&D (cercetare și dezvoltare): Dacă intenționezi să dezvolți noi produse verzi sau să îmbunătățești procesul de producție, trebuie să aloci fonduri pentru cercetare și dezvoltare. Investițiile în inovare sunt esențiale pentru menținerea unui avantaj pe piață.

• Fond de urgență: La fel ca în orice alt domeniu de business, este important să ai o rezervă financiară pentru cheltuieli neprevăzute. În special în domeniul ecologic, unde schimbările de reglementare sau imprevizibilitatea prețurilor materiilor prime pot afecta afacerea, un fond de urgență este esențial.

👉 Toate cheltuielile de întreținere a unui business mic pot fi copleșitoare, în special atunci când plănuiești și investiții pentru dezvoltarea sa. Însă, nu îți face griji! Filbo este alături de tine cu un credit Filbo Green, special conceput pentru proiectele de mediu. Așadar, indiferent că vrei să investești în obținerea independenței energetice, în cercetare și dezvoltare sau materiale eco-friendly, iată ce poți obține dacă ai cel puțin 12 luni de activitate:

• Un împrumut de până la 600.000 RON, cu o perioadă de rambursare între 12 și 24 de luni pentru capital de lucru, până la 48 de luni pentru creditele mixte și până la 60 de luni pentru investiții.

• Proces de aplicare online super rapid, în cel mult 10 minute.

• Documentele minime la aplicare: extrasul de cont pe ultimele trei luni și ultima balanță contabilă disponibilă, care să nu fie mai veche decât ultima balanță trimestrială încheiată. Totuși, în funcție de specificul afacerii tale, este posibil să fie necesare și alte documente suplimentare, precum Certificatul de atestare fiscală, Fișa sintetică AFP, contracte de credit în derulare, autorizații de funcționare etc.

• Dobândă preferențială mai mică decât la creditele noastre standard, indiferent de proiectul de mediu pe care dorești să-l implementezi.

• Un copac plantat de către noi, în numele tău, pentru fiecare contract semnat.

În concluzie, bugetarea realistă nu îți oferă doar o viziune clară asupra finanțelor tale, ci și liniștea necesară pentru a-ți conduce afacerea cu încredere. Așa că, atunci când îți pregătești bugetul, ține cont de sfaturile din acest articol – succesul stă în detaliile bine planificate!

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock