Cât costă să deschizi un PFA și ce cheltuieli trebuie să bugetezi la început

Înființarea unui PFA poate avea un cost administrativ foarte mic dacă pregătești și depui singur documentele. În 2026, pentru operațiunea de înregistrare în registrul comerțului nu se percep taxe și tarife. Asta nu înseamnă însă că poți începe orice activitate cu un buget de 0 lei: după înregistrare apar costuri legate de documente, instrumente de lucru, contabilitate, facturare, promovare și obligațiile fiscale pentru care trebuie să păstrezi bani disponibili.

Cel mai util este să separi de la început trei categorii: costurile care apar o singură dată, cheltuielile recurente și rezerva pentru primele luni. Un PFA care oferă consultanță de acasă poate porni cu cheltuieli reduse, în timp ce un fotograf, un tehnician sau un prestator care are nevoie de echipamente, spațiu ori autorizații poate avea un buget inițial mult mai mare.

Cât costă înființarea unui PFA în 2026

Înregistrarea propriu-zisă la Registrul Comerțului nu presupune, în prezent, o taxă pentru operațiunea de înregistrare. Legea nr. 265/2022 stabilește că pentru operațiunile de înregistrare în registrul comerțului și pentru anumite mențiuni nu se percep taxe și tarife.

Dacă îți pregătești singur dosarul și situația ta nu impune documente ori servicii suplimentare, costul administrativ al deschiderii poate fi, așadar, foarte mic.

Cheltuielile apar mai degrabă în jurul procedurii. Dacă depui online și ai nevoie de un certificat calificat pentru semnarea documentelor, semnătura electronică devine un cost de început. Ca reper, la momentul verificării, un furnizor calificat lista pachete în cloud de la 39 euro fără TVA pentru un an și variante pe token de la 47 euro fără TVA. Acestea sunt exemple de preț public, nu tarife stabilite de stat și nici singurele opțiuni disponibile pe piață.

Dacă alegi să lucrezi cu un consultant, avocat sau furnizor care pregătește și depune dosarul pentru tine, onorariul acestuia este un cost separat de înregistrarea la ONRC. La fel, sediul profesional poate genera cheltuieli dacă presupune chirie, găzduire sau alte servicii. Pentru unele activități pot fi necesare calificări, avize sau autorizații suplimentare.

Costuri care pot apărea la deschidere

În practică, bugetul inițial poate include:

• înregistrarea la ONRC – 0 lei pentru operațiunea de înregistrare prevăzută de Legea nr. 265/2022;
• semnătura electronică calificată – cost variabil dacă alegi fluxuri digitale și nu deții deja un certificat valabil;
• consultanță sau pregătirea dosarului – opțională;
• sediul profesional – poate genera costuri dacă folosești un spațiu închiriat sau un serviciu de găzduire;
• autorizații, avize sau dovezi de calificare – acolo unde sunt cerute;
• copii, traduceri sau alte documente – în funcție de situația solicitantului.

Ce cheltuieli apar după ce ai deschis PFA-ul

După emiterea documentelor de înregistrare începe partea care contează cel mai mult pentru buget: funcționarea efectivă.

Din acest moment, costurile depind de activitatea ta, de numărul de clienți și documente, de modul în care lucrezi și de ceea ce alegi să externalizezi. Două PFA-uri deschise în aceeași zi pot avea cheltuieli lunare foarte diferite.

Contabilitate și evidență fiscală

Un PFA trebuie să își organizeze documentele, încasările, plățile și obligațiile fiscale. Dacă venitul net se determină pe baza veniturilor și cheltuielilor, evidența corectă a operațiunilor este esențială. Pentru activitățile eligibile la normă de venit, logica de calcul este diferită.

Indiferent de situație, trebuie să știi ce documente păstrezi, ce registre sunt aplicabile, ce declarații depui și ce termene urmărești.

Dacă vrei să aprofundezi partea de evidență și documentele necesare, vezi și ghidul de contabilitate pentru PFA. Te ajută să decizi de la început ce poți gestiona singur și ce preferi să externalizezi, pentru că serviciile de contabilitate sunt o cheltuială recurentă, nu un cost unic de înființare.

Dacă alegi externalizarea, nu există un tarif standard pentru toate PFA-urile. Ca simplu reper de piață, la data verificării existau servicii digitale pentru PFA afișate la 139 lei pe lună, iar alți furnizori listau pachete de bază la 30 euro pe lună.

Prețul crește de regulă atunci când apar TVA, salariați, un volum mai mare de documente sau operațiuni mai complexe.

Facturare și documente

Dacă emiți facturi, ai nevoie de un flux pentru creare, transmitere și arhivare. În funcție de obligațiile aplicabile activității tale, trebuie să ții cont și de RO e-Factura.

Unele instrumente de facturare au planuri gratuite pentru volume mici, iar altele funcționează pe bază de abonament. Costul contează, dar la început sunt la fel de importante ușurința de utilizare, accesul la documente și modul în care îți organizezi relația cu contabilitatea.

Pe măsură ce îți construiești fluxul administrativ, poți consulta și soluțiile pentru organizarea financiară a activității disponibile în ecosistemul Filbo. Pentru un PFA nou, ideea importantă este să alegi doar instrumentele de care ai nevoie acum și să păstrezi costurile recurente sub control.

Echipamente, software și instrumente de lucru

Aici diferențele dintre activități devin cele mai mari.

Un consultant poate începe cu laptopul și telefonul pe care le are deja. Un fotograf poate avea nevoie de aparat, obiective, stocare și software de editare. Un meseriaș poate avea nevoie de scule, echipamente de protecție și transport. Un creator de conținut poate avea cheltuieli cu hardware, programe, stocare online și abonamente.

Înainte să cumperi, separă instrumentele fără de care nu poți presta serviciul de cele care doar îți fac munca mai comodă.

Abonamentele mici merită urmărite separat. Un program de facturare, un serviciu cloud, un instrument de project management, o suită office și câteva aplicații de specialitate pot părea ieftine luate individual, dar împreună pot deveni una dintre cheltuielile fixe importante ale PFA-ului.

Promovare și atragerea primilor clienți

Dacă pornești fără o bază de clienți, trebuie să incluzi și costul de achiziție a primelor proiecte.

Acesta poate însemna un domeniu și un site simplu, un portofoliu, fotografii, materiale de prezentare, abonamente pe platforme profesionale sau un buget de promovare.

Nu toate sunt necesare în prima lună. Pentru un freelancer care obține proiecte prin recomandări, promovarea poate costa foarte puțin; pentru un PFA care trebuie să genereze cerere locală sau să vândă servicii într-o nișă competitivă, poate fi una dintre principalele cheltuieli.

În loc să cumperi din prima toate instrumentele de marketing, stabilește un buget de test pentru primele două-trei luni și urmărește ce îți aduce efectiv solicitări.

Cum îți organizezi banii după ce ai deschis PFA-ul

Una dintre cele mai utile decizii de la început este să nu amesteci permanent banii activității cu banii personali.

Separarea fluxurilor îți oferă o imagine mai clară asupra activității: cât ai încasat, cât ai cheltuit, ce facturi mai ai de primit și ce sumă trebuie să rămână disponibilă pentru taxe și costurile următoarei luni.

Poți folosi o regulă simplă: încasările profesionale intră în contul folosit pentru activitate, din același loc plătești furnizorii și obligațiile curente, iar transferurile către zona personală le faci separat.

Extrasul de cont devine astfel un instrument de verificare, iar reconcilierea cu facturile și documentele este mai ușoară.

Dacă vrei să îți organizezi mai ușor banii încă de la început, poți deschide la Filbo un cont curent pentru PFA, 100% online, fără drumuri și cu zero comision lunar de administrare, indiferent de rulaj sau de vechimea afacerii.

Contul vine cu IBAN românesc propriu, încasări gratuite și nelimitate și 5 plăți gratuite pe lună. În plus ai și un card VISA Business atașat contului, pe care îl poți folosi pentru cheltuielile activității tale.

Din aplicația Filbo poți vedea și plăti facturile primite în SPV, cu datele de plată completate automat. Astfel, îți gestionezi mai simplu încasările, plățile și facturile, fără operațiuni manuale inutile.

Pentru un PFA nou, o estimare utilă pornește de la trei categorii: costuri unice, costuri lunare și rezervă.

Costurile unice sunt cele pe care le plătești înainte sau imediat după deschidere: eventual semnătura electronică, anumite echipamente, site-ul sau documentele specifice activității.

Costurile lunare sunt cele care continuă indiferent dacă ai avut o lună bună sau una slabă: software, telefon, contabilitate, chirie, transport ori promovare.

Rezerva este suma pe care nu o consideri disponibilă pentru consum curent.

Un mod simplu de calcul este să aduni cheltuielile fixe estimate pentru o lună și să le înmulțești cu numărul de luni pentru care vrei o plasă de siguranță.

Dacă ai cheltuieli fixe de 1.000 lei pe lună și vrei să ai o rezervă pentru trei luni, ar trebui să pui deoparte 3.000 lei. Dacă cheltuielile tale lunare ajung la 2.500 lei, rezerva necesară pentru aceeași perioadă ar fi de 7.500 lei. Aceste sume trebuie calculate separat de taxele datorate și de cheltuielile inițiale pentru deschiderea PFA-ului.

Nu există o valoare universală. Un PFA cu chirie și echipamente are nevoie de o rezervă mai mare decât unul care lucrează de acasă cu instrumentele deja deținute.

Pentru un PFA aflat la început, organizarea încasărilor, plăților și rezervei este mai importantă decât să tratezi finanțarea ca parte a bugetului de înființare. Soluțiile de creditare Filbo presupun minimum 12 luni de activitate cu venituri înregistrate, astfel că primele luni trebuie planificate pornind de la resursele disponibile și costurile pe care le poți susține.

Ce taxe trebuie să iei în calcul ca PFA

Taxele nu sunt o cheltuială pe care o plătești în ziua în care deschizi PFA-ul, dar trebuie tratate ca parte a bugetului din momentul primei încasări.

Dacă folosești toți banii care intră ca și cum ar fi disponibili pentru cheltuieli personale, poți ajunge la termenul de declarare și plată fără suma necesară. De aceea, rezerva fiscală trebuie separată de bugetul de funcționare.

Impozitul pe venit

Pentru veniturile din activități independente, cota de impozit pe venit este de 10%.

Modul în care se determină baza depinde de regimul aplicabil. Pentru PFA-urile la care venitul net se stabilește pe baza încasărilor și cheltuielilor, calculul pornește de la rezultatul activității și ajustările prevăzute de Codul fiscal.

Pentru activitățile eligibile la normă de venit, impozitarea pornește de la norma anuală sau norma ajustată, iar ANAF publică valorile pentru fiecare an și județ.

CAS – contribuția la pensie

Pentru anul fiscal 2026, materialele ANAF indică praguri de 12 și 24 de salarii minime brute pentru CAS.

La salariul minim de 4.050 lei utilizat în aceste calcule, pragurile sunt 48.600 lei și 97.200 lei.

Cota CAS este de 25%, iar baza minimă aplicabilă depinde de nivelul veniturilor. Sub pragul obligatoriu există și posibilitatea de a opta pentru plata contribuției, în condițiile legii.

CASS – contribuția la sănătate

CASS are o cotă de 10%, iar pentru activitățile independente se raportează la venitul realizat și la situația contribuabilului.

Pentru 2026, ANAF indică un plafon maxim al bazei de 72 de salarii minime brute, adică 291.600 lei.

Pentru veniturile mici poate interveni și baza minimă raportată la 6 salarii minime, în funcție de existența altor venituri și contribuții și de excepțiile prevăzute de legislația fiscală.

TVA și alte situații fiscale

Un PFA nu devine automat plătitor de TVA doar pentru că a fost înființat.

Înregistrarea în scopuri de TVA depinde de situația fiscală, cifra de afaceri, opțiunile contribuabilului și tipul operațiunilor.

Dacă vei presta servicii către companii din alte state, vei face achiziții intracomunitare sau vei lucra într-un domeniu cu reguli speciale, verifică tratamentul fiscal înainte să emiți primele facturi.

Exemplu de buget pentru un PFA la început

Să presupunem că deschizi un PFA pentru consultanță, marketing, design sau programare, lucrezi de acasă și ai deja laptop și telefon.

Îți pregătești singur documentele pentru înregistrare, dar vrei un flux digital și alegi să externalizezi contabilitatea.

Exemplul de mai jos nu reprezintă un tarif standard, ci arată cum poți transforma costurile disparate într-un buget de pornire.

În scenariul de mai sus, costul oficial al înregistrării rămâne 0 lei, dar un buget digital complet poate include semnătura electronică și un serviciu lunar de contabilitate.

Dacă ai deja certificat calificat, îți gestionezi singur evidența și folosești instrumente gratuite, poți reduce semnificativ costul.

Dacă ai nevoie de echipamente, spațiu, autorizații sau promovare consistentă, acestea pot depăși cu mult costurile administrative.

Mai important decât suma din prima zi este să estimezi cât te costă o lună normală și câte luni poți funcționa dacă încasările întârzie.

Cum ții costurile de început sub control

• Separă cheltuielile obligatorii de cele care pot fi amânate câteva luni.
• Folosește echipamentele pe care le ai deja, dacă sunt suficiente pentru serviciul pe care îl livrezi.
• Nu cumpăra abonamente anuale înainte să știi că vei folosi constant instrumentul respectiv.
• Compară costul externalizării cu timpul pe care l-ai consuma dacă gestionezi singur partea administrativă.
• Pune bani deoparte pentru taxe din momentul în care începi să încasezi.
• Urmărește lunar costurile recurente mici.
• Nu construi bugetul presupunând că toate facturile vor fi încasate la timp.
• Reevaluează bugetul după primele trei luni, când ai deja date proprii despre costuri și încasări.

Checklist pentru bugetul de început al unui PFA

Înainte să începi activitatea, verifică dacă:

• activitatea aleasă necesită calificări, avize sau autorizații speciale;
• depui documentele singur sau folosești un serviciu extern;
• sediul profesional generează costuri;
• ai estimat costurile pentru semnătură electronică, contabilitate și facturare;
• ai separat echipamentele obligatorii de cele care pot fi cumpărate ulterior;
• ai calculat abonamentele și costurile fixe pentru o lună obișnuită;
• ai stabilit cum separi încasările și plățile activității de banii personali;
• pui separat bani pentru impozit și contribuții;
• ai o rezervă pentru primele luni sau pentru perioadele în care clienții plătesc mai târziu;
• știi ce cheltuieli poți reduce dacă veniturile sunt sub estimări.

Întrebări frecvente despre costurile de înființare a unui PFA

Cât costă înființarea unui PFA la Registrul Comerțului?

Pentru operațiunea de înregistrare în registrul comerțului prevăzută de Legea nr. 265/2022 nu se percep taxe și tarife.

Pot apărea însă cheltuieli auxiliare sau specifice, precum semnătura electronică, consultanța, sediul profesional ori anumite avize și autorizații cerute de domeniul de activitate.

Pot să înființez singur un PFA?

Da. Procedura poate fi parcursă de solicitant dacă pregătește documentele cerute și îndeplinește condițiile aplicabile activității.

Poți apela la un consultant sau avocat dacă vrei ajutor, dar serviciul este opțional și reprezintă un cost separat.

Este obligatoriu să plătesc un contabil dacă am PFA?

Nu orice PFA presupune automat externalizarea contabilității.

Complexitatea diferă în funcție de regimul fiscal, numărul de documente, TVA, operațiuni externe și alte situații. Dacă alegi să gestionezi singur evidența, trebuie să cunoști obligațiile aplicabile și să păstrezi documentele necesare.

Am nevoie de un cont separat pentru PFA?

Separarea încasărilor și plăților profesionale de tranzacțiile personale este foarte utilă pentru organizare.

Un cont dedicat te ajută să urmărești mai ușor veniturile, plățile către furnizori, obligațiile către stat și sumele pe care vrei să le păstrezi pentru taxe.

Ce taxe plătește un PFA în 2026?

În funcție de venituri și situația contribuabilului, pot fi datorate impozitul pe venit de 10%, CAS de 25% și CASS de 10%.

Bazele de calcul, plafoanele și excepțiile sunt diferite, de aceea calculul trebuie făcut pentru situația concretă și verificat în raport cu regulile ANAF valabile pentru anul fiscal.

Pot obține finanțare Filbo imediat după înființarea PFA-ului?

Nu. Soluțiile de finanțare Filbo pentru PFA presupun minimum 12 luni de activitate în care au fost înregistrate venituri.

Pentru un PFA nou, prioritatea este organizarea activității, a încasărilor și plăților și construirea unui istoric financiar.

Sursa foto:Magnific.com