Promoție Martie: Susținem femeile antreprenor și în luna dedicată lor le oferim 1% reducere la dobânda creditelor Filbo. Vezi detalii!

Ghid contabilitate PFA: tot ce trebuie să știi ca să te descurci singur

Verificat de: Maftei Robert

Freelancingul îți oferă satisfacția libertății și a programului flexibil, însă, în același timp, vine și cu multiple responsabilități. Menținerea unui portofoliu constant de clienți, păstrarea unui echilibru între venituri și cheltuieli, dar și respectarea obligațiilor fiscale sunt doar câteva dintre ele. Cu toate acestea, conform unui studiu realizat de EY, 45% dintre tinerii generației Z arată un interes ridicat în deschiderea unei afaceri.

Chiar dacă la început pare o provocare, ținerea contabilității poate fi un proces destul de simplu, chiar și atunci când nu există cunoștințe în domeniul financiar. Descoperă în cele ce urmează cum poți să ții contabilitatea PFA-ului tău de unul singur.

  • Ce este contabilitatea în partidă simplă: contabilitate PFA în sistem real
  • Ce documente sunt necesare pentru PFA în sistem real
  • Ține evidența contabilă a PFA-ului tău în 4 pași: ghid contabilitate PFA
  • 3 metode eficiente de a reduce cheltuielile unui PFA

De asemenea, îți recomandăm să asculți și podcastul nostru despre PFA, realizat de Annemarie Fabian – Co-Fondator SOLO și Robert Maftei – Deputy CEO al Filbo, care cu siguranță te va ajuta să înțelegi și mai bine conceptele de mai jos.

Ce este contabilitatea în partidă simplă: contabilitate PFA în sistem real

Contabilitatea în partidă simplă este o metodă facilă de înregistrare a tranzacțiilor financiare ale unui PFA. Folosind această metodă, tranzacțiile financiare sunt înregistrate într-un singur cont, numit registru de casă, și nu în două conturi separate (un cont de credit aferent veniturilor și un cont de debit aferent cheltuielilor), așa cum se procedează în contabilitatea în partidă dublă.

 

Ce documente sunt necesare pentru PFA în sistem real

Pentru a putea ține o evidență contabilă în partidă simplă, ai nevoie de următoarele documente:

  • Registru-jurnal de încasări și plăți;
  • Registru-inventar;
  • Registru de evidență fiscală;
  • Factură;
  • Chitanță;
  • Declarație unică cu venit estimat și venit efectiv realizat.

 

Ține evidența contabilă a PFA-ului tău în 4 pași: ghid contabilitate PFA

ghid contabilitate PFA

Menținerea evidenței contabile pentru PFA în sistem real nu îți va părea atât de dificilă dacă ții cont de informațiile oferite în acest ghid PFA. Iată, concret, ce pași trebuie să parcurgi.

1.    Ține evidența încasărilor și plăților din activitatea PFA

Pentru început, ai nevoie de un registru încasări și plăți PFA. Acesta este un document contabil în care se înregistrează toate operațiunile efectuate de PFA, în ordine cronologică. În general, jurnalul de încasări și plăți conține următoarele informații despre tranzacții:

  • data tranzacției;
  • descrierea tranzacției;
  • suma încasată sau plătită;
  • modul de plată/ încasare.

 

Indiferent că vorbim despre încasări sau plăți, fiecare tranzacție trebuie să aibă la bază un document justificativ, precum: bonul fiscal, chitanța sau factura.

Model completare registru încasări și plăți PFA

Iată câteva dintre cele mai importante încasări pe care poți să le folosești drept model completare registru încasări și plăți PFA:

  • încasări rezultate în urma desfășurării activității PFA-ului;
  • aporturile în numerar și conturi bancare de la începerea activității sau din timpul desfășurării acesteia;
  • sumele provenite din credite bancare sau alte împrumuturi;
  • sume încasate cu titlu de despăgubiri, donații sau sponsorizări.

 

👉 Creșterea veniturilor PFA-ului tău îți poate asigura un succes pe termen lung, atunci când te bazezi pe o strategie bine pusă la punct. Descoperă 5 strategii eficiente prin care să crești vânzările PFA-ului tău, astfel încât să nu trebuiască să îți faci griji cu privire la nivelul de cashflow.

 

În ceea ce privește cheltuielile, în registrul de încasări și plăți avem următoarele:

  • cheltuieli realizate în scopul desfășurării activității PFA-ului;
  • restituirea aporturilor de la începerea activității sau de pe parcursul desfășurării acesteia;
  • rambursarea creditelor bancare sau a împrumuturilor de orice natură;
  • alte plăți efectuate, precum: sponsorizări, donații, plata amenzilor, a penalităților etc.

 

2.    Ține evidența inventarului

Acum că ai aflat tot ce e bine de știut despre evidența încasărilor și plăților, a sosit momentul să discutăm despre inventar. Deoarece pentru desfășurarea activității tale ai nevoie de un telefon, o mașină de serviciu sau un laptop, este necesar să ții o evidență a acestora.

Registru-inventar PFA: ce trebuie să conțină

Într-un registru-inventar PFA trebuie să ții evidența următoarelor elemente contabile:

  • mijloacele fixe – echipamente cu valoare mai mare de 2.500 de lei;
  • obiectele de inventar;
  • stocurile de marfă;
  • datoriile;
  • creanțele – sumele care au rămas de încasat de la anumiți clienți.

 

Fiecare dintre aceste elemente trebuie trecute în registrul-inventar la valoarea lor de intrare. Aceasta reprezintă valoarea la care le-ai achiziționat. În ceea ce privește datoriile și creanțele, acestea sunt înregistrate în registru la valoarea rămasă de plată.

 

Pentru creșterea accelerată a afacerii tale, este bine să prioritizezi investițiile. De exemplu, investițiile în mijloace fixe moderne și într-un stoc de marfă suficient pentru a face față comenzilor sunt idei pe care ai putea să le iei în considerare.

 

👉 Dacă ai cel puțin 12 luni de activitate și îți dorești să investești în afacerea ta, poți să apelezi la un credit IFN pentru capital de lucru și investiții de la Filbo. Iată ce avantaje îți aduce:

 

  • poți obține până la 235.000 de lei pe o perioadă maximă de 48 de luni, cu sprijin din partea unui consultant;
  • dacă ai nevoie de un împrumut mai mic, poți accesa de unul singur până la 100.000 de lei, 100% online;
  • dobândă variabilă, în funcție de valoarea indicelui ROBOR la 6 luni;
  • poți să amâni plata timp de 30 de zile, o singură dată pe perioada contractului, dacă ai un comportament bun de plată la creditele în derulare.

 

3.    Identifică și înregistrează veniturile impozabile și cheltuielile deductibile

Pentru asta, ai nevoie de registrul de evidență fiscală. În acest document, la fiecare final de an, trebuie să înregistrezi totalul veniturilor impozabile și cheltuielilor deductibile. Vei avea nevoie de datele înscrise în registrul-jurnal de încasări și plăți și de cele înscrise în registrul-inventar. Pe baza acestora, se stabilește venitul net anual rezultat din activitatea PFA-ului.

Iată care sunt veniturile impozabile și cheltuielile deductibile, conform Ghidului fiscal al contribuabililor care realizează venituri din profesii liberale, publicat de ANAF.

 

Exemple de venituri impozabile:

  • veniturile obținute în urma desfășurării activității PFA-ului;
  • venituri obținute din activități secundare, precum închirierea unui imobil sau cele obținute în urma unei investiții.

 

Nu reprezintă venituri impozabile următoarele:

  • aporturile de numerar de la începutul sau de pe parcursul desfășurării activității;
  • încasările provenite din credite și împrumuturi;
  • sume provenite din despăgubiri, sponsorizări sau donații.

 

Exemple de cheltuieli deductibile:

  • cheltuieli efectuate cu scopul desfășurării activității. Cheltuieli pentru plata utilităților, a consumabilelor, dar și cheltuieli aferente chiriei sediului. Acestea sunt deductibile integral.
  • cheltuieli deductibile parțial: cheltuielile auto, în cazul în care automobilul nu este folosit exclusiv în scopul desfășurării activității PFA. Acestea sunt deduse în limita de 50%. De asemenea, alte cheltuieli sunt: contribuții la fonduri de pensii – deductibile în limita a 400 de euro anual, cheltuieli pentru protocol – acestea sunt deductibile în limita a 2% din diferența dintre încasări și celelalte cheltuieli deductibile.

 

Nu reprezintă cheltuieli deductibile:

  • cheltuielile cu transportul și cazarea în vacanțe care nu se desfășoară în interes profesional;
  • cheltuielile cu haine sau cumpărături personale;
  • cheltuieli cu achiziția unor echipamente și tehnologii care sunt folosite în scopuri personale;

 

👉 Pentru a evita penalizări și amenzi, este important să înregistrezi corespunzător cheltuielile deductibile și nedeductibile ale PFA-ului tău. Descoperă mai multe exemple de cheltuieli deductibile și nedeductibile, care să te ajute să faci mai bine distincția între acestea.

 

4.    Completează Declarația Unică

Declarația Unică este singura declarație fiscală pe care trebuie să o depui la ANAF, dacă ai un PFA în sistem real, fără angajați. Iată ce trebuie să completezi în Declarația Unică, în funcție de vechimea PFA-ului tău:

  • Dacă ai un PFA nou înființat, este necesar să treci doar venitul total estimat și cheltuielile deductibile estimate pentru anul în curs. În această situație, este necesar să depui Declarația Unică la ANAF în termen de 30 de zile de la înființare.
  • Dacă ai un PFA deja existent, atunci în Declarația Unică trebuie să completezi venitul impozabil și cheltuielile deductibile totale realizate în anul anterior. În funcție de estimarea făcută în acel an, va trebui să plătești un impozit mai mare sau mic. De asemenea, în acest caz, trebuie să treci și o estimare a veniturilor impozabile și a cheltuielilor deductibile pentru anul următor. În această situație, trebuie să depui Declarația Unică la ANAF până în data de 25 mai a anului în curs.

 

👉 Indiferent că ești la început de drum sau ai deja câțiva ani experiență în freelancing, este bine să profiți de soluțiile care te-ar putea ajuta să îți eficientizezi afacerea. Dacă ești client Filbo, poți să apelezi la serviciile non-financiare pe care ți le punem la dispoziție gratuit, prin intermediul colaboratorilor noștri. De exemplu, poți să folosești o platformă de emitere și gestionare a facturilor sau să beneficiezi de pachete flexibile de telefoane, la prețuri avantajoase.

3 metode eficiente de a reduce costurile unui PFA

cheltuieli deductibile PFA

Există mai multe modalități pentru a reduce costurile PFA-ului tău. Iată câteva dintre cele mai eficiente:

  1. Negociază cu furnizorii. Astfel, ai posibilitatea de a reduce costurile materiei prime pe care o folosești pentru a obține produsele finite.
  2. Gestionează eficient stocurile. Prin menținerea unui nivel optim de stocuri, poți evita stocarea inutilă a produselor și costurile aferente.
  3. Utilizează tehnologii pentru automatizarea proceselor. De exemplu, poți folosi un software de management al stocurilor pentru a-ți asigura mereu nivelul optim de produse finite. Dacă activezi în domeniul transporturilor, poți să folosești un software care să îți planifice cât mai eficient traseul. În acest mod, poți economisi banii necesari pentru plata combustibilului și mentenanța mașinilor.

 

👉 Noi, echipa Filbo, înțelegem faptul că a fi freelancer este o provocare, în special atunci când nu ai parte de susținere financiară. De aceea, unul dintre scopurile noastre este să oferim antreprenorilor resurse financiare, dar și non-financiare de încredere. Conform unui sondaj:

  • 9 din 10 clienți declară că avem un proces rapid în ceea ce privește finanțarea;
  • în ceea ce privește cerințele pentru obținerea unui credit, 9 din 10 clienți declară că avem cerințe normale;
  • datorită procesului, costurilor și rapidității obținerii unui credit, 9 din 10 clienți declară că ne-ar recomanda cunoscuților.

 

Așadar, evidența datelor contabile nu este foarte dificilă atunci când vorbim despre un PFA. Folosește-te de toate informațiile din acest articol și asigură-te că respecți întocmai reglementările fiscale cu privire la evidența contabilă a PFA-ului tău.

 

Sursă foto: shutterstock.com