De la haos la organizare în proiectele de investiții: află ce este devizul de lucrări

Proiectele de investiții sunt ca un puzzle uriaș – fiecare piesă trebuie să se potrivească perfect pentru ca totul să iasă așa cum trebuie. Doar că, de multe ori, nu reușim să găsim piesa corectă la timp, iar rezultatul poate fi… un pic haotic. Și asta în special atunci când vorbim despre proiecte de amploare, precum cele de construcții.

Conform unui studiu realizat despre proiectele din sectorul construcțiilor, 91% dintre antreprenori declară că s-au confruntat cu întârzieri. Dar cum facem să evităm astfel de situații? Indiferent că vrei să construiești o nouă clădire de birouri, să extinzi hala de producție sau să construiești un spațiu comercial, timing-ul este important. Iar aici, devizul de lucrări îți poate fi de mare folos. Și nu numai în construcții.

Descoperă în continuare tot ce trebuie să știi: ce este devizul de lucrări, de ce este important, ce structură are și cum îl poți obține sau realiza chiar tu.

• Ce este un deviz: definiție și ce spune legislația

• De ce e important un deviz de lucrări: avantajele utilizării unui model de deviz

• Care e structura unui deviz de lucrări: elementele principale ale unui deviz

• Alte exemple de devize de lucrări

• FAQ: Întrebări comune despre devizul de lucrări și răspunsuri bine de știut

Ce este un deviz: definiție și ce spune legislația

Devizul de lucrări este un document care oferă o sinteză a resurselor și costurilor totale necesare pentru a finaliza un proiect cu specificațiile stabilite. Cu alte cuvinte, este un document important care te ajută să planifici corect partea tehnică și financiară a lucrărilor. 

Mai plastic vorbind, poți să-l vezi ca pe meniul pe care îl primești atunci când mergi la restaurantul preferat: în funcție de preferințele tale, îți arată exact ceea ce urmează să primești și cât o să te coste la final.

👉 Ca să te asiguri că dispui de capitalul de care ai nevoie pentru implementarea proiectelor tale, poți să implementezi din timp câteva metode eficiente de gestionare a cashflow-ului, cum ar fi: emiterea facturilor la timp, stabilirea unor termene de plată clare, negocierea prețurilor cu furnizorii etc. Iar ca să te asiguri că toate aceste metode funcționează, urmărește constant DSO-ul – un indicator financiar important. Descoperă mai multe despre DSO: ce este, cum îl urmărești și cum îl îmbunătățești.

Din punct de vedere legislativ, devizul, privind etapele de elaborare a proiectelor de investiții finanțate din fonduri publice, este menționat în HG nr. 907 din 29 noiembrie 2016 modificată prin H.G. nr. 1116/2023. În ceea ce privește proiectele finanțate și desfășurate de companii private, nu există un cadru legislativ stabilit, însă reglementările din hotărârile de mai sus pot fi utilizate ca reper pentru o bună desfășurare a activităților.

Astfel, există două tipuri de devize:

• Devizul general – document general care se întocmește în faza de proiectare a studiului de fezabilitate și care este structurat pe capitole și subcapitole. Acesta stabilește valoarea estimativă totală a unui proiect.

• Devizul pe obiect – document care stabileşte valoarea estimativă a unui obiect anume din cadrul unui proiect de investiţii, cum ar fi achiziția și instalarea unui sistem de climatizare pentru clădirea de birouri.

De ce e important un deviz de lucrări: avantajele utilizării unui model de deviz

Pentru tine, ca antreprenor, devizul este genul acela de prieten care știe toate scurtăturile și te ajută să ajungi la destinație fără să te pierzi pe drum. Iată de ce este important și cu ce te ajută:

• Îți spune exact ce ai nevoie, când ai nevoie și în ce cantitate. Astfel, te asiguri că proiectul tău merge brici, fără întârzieri cauzate de lipsa materialelor sau de alte situații neprevăzute. Totul e planificat, iar proiectul tău rulează lin, ca un tren de mare viteză: nu există opriri inutile, scârțâieli sau abateri de la traseu. 

• Îți arată ce costuri ai de acoperit ca să nu te trezești cu surprize neplăcute pe parcursul proiectului. Practic, îți permite să știi exact cât costă fiecare cui, fiecare plăcuță de gresie și fiecare metru pătrat de vopsea atunci când construiești o nouă clădire de birouri, de exemplu.

• Eficientizează procesul de planificare și organizare a proiectului. În deviz găsești informații clare: care sunt etapele proiectului, în ce dată vine echipa pe șantier și ce lucrări se realizează în fiecare etapă. Astfel, poți să urmărești mai ușor proiectul și să îți dai seama din timp dacă sunt întârzieri.

Dezavantajele utilizării unui deviz de lucrări

Așa cum legea lui Murphy susține că tot ce e bun ori e imoral, ori e ilegal, ori îngrașă, la fel e și cu dezivul – are slăbiciunile sale. Mai exact, două dezavantaje. Iată care sunt:

• Costuri suplimentare pentru întocmire. Indiferent că angajezi un specialist sau folosești un software performant, întocmirea unui deviz nu e gratuită. Costă timp, energie și bani. Și, să fim serioși, cine se entuziasmează când aude că trebuie să mai cheltuie ceva extra pe partea de… hârtii? Totuși, e o investiție necesară, deși nu e deloc plăcută. 

• Necesită actualizare pe parcursul proiectului. Prețurile la materiale cresc, disponibilitatea lor scade, iar proiectul tău care părea un scurtmetraj cu final fericit poate ajunge să semene cu o telenovelă: plin de răsturnări de situație. Cu toate acestea, cu cât actualizezi mai mult devizul în funcție de schimbări, cu atât te asiguri că nu ai surprize financiare neplăcute.

• Limitează flexibilitatea în alegerea materialelor și echipamentelor. Dacă de la prima variantă de deviz și până în prezent te-ai răzgândit și ai găsit ceva mai ieftin, mai bun sau pur și simplu mai cool, va fi destul de dificil de implementat. Devizul e făcut, bugetul e calculat, iar schimbarea materialelor înseamnă un întreg proces birocratic. Și bineînțeles… costuri suplimentare.

Cu toate că devizul de lucrări are și câteva dezavantaje, atunci când este realizat de furnizor, reprezintă o garanție a faptului că etapele, termenele și calitatea serviciilor sunt respectate. Având în vedere acest lucru, parcă merită să suporți niște costuri în plus, nu-i așa?

👉 Dacă ai cel puțin 12 luni de activitate și ai nevoie de un partener de încredere care să te susțină financiar pe tot parcursul proiectului tău, atunci poți să apelezi la Filbo, o instituție financiară nebancară (IFN) pentru a obține un credit pentru capital de lucru și investiții cu Garanții Reale de până în 1.000.000 RON. Procesul de aplicare este 100% online, iar dacă îți dorești să accesezi un credit mai mic, de până în 100.000 RON, atunci și aprobarea are loc tot online. Pentru creditele mai mari, beneficiezi și de sprijin din partea unui consultant. 

Perioada de rambursare este una flexibilă: poți alege până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Indiferent de opțiunea ta, beneficiezi de acces gratuit la un program gratuit de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura pe toată durata creditului.

În ceea ce privește birocrația, află că documentația necesară la aplicare este minimă. Ai nevoie doar de un extras de cont, ultima balanță disponibilă și Fișa de Evidență Fiscală sau Certificatul de Atestare Fiscală de la Administraţia Finanţelor Publice.

Dobânda este variabilă, în funcție de ROBOR la 6 luni și ai posibilitatea de a amâna plata ratei. Asta înseamnă că, dacă nu ai posibilitatea de a plăti rata într-o lună, poți amâna rambursarea cu 30 de zile dacă ai un comportament bun de plată până atunci. 

Care e structura unui deviz de lucrări: elementele principale ale unui deviz

Un deviz general este împărțit în șase secțiuni, fiecare cuprinzând detalii importante despre fiecare fază a proiectului. Iată care sunt acestea:

• Secţiunea 1: Cheltuieli pentru obținerea și amenajarea terenului. Cele mai importante categorii de costuri incluse aici sunt cheltuielile cu obținerea terenului, cele necesare pentru amenajarea terenului, precum și amenajările pentru protecția mediului, inclusiv cheltuieli necesare pentru refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor.

• Secţiunea a 2-a: Cheltuieli pentru asigurarea utilităților necesare obiectivului de investiții. Această secțiune cuprinde cheltuielile cu utilitățile aferente lucrărilor pentru asigurarea funcționării obiectivului de investiție, precum și cheltuielile aferente racordării la rețelele de utilități.

• Secţiunea a 3-a: Cheltuieli pentru proiectare și asistență tehnică. Aici sunt incluse studiile de teren, raportul privind impactul asupra mediului, precum și documentațiile necesare pentru obținerea de avize, acorduri și autorizații (certificatul de urbanism, autorizație de construire, obținerea actului administrativ al autorității competente pentru protecția mediului etc.). 

Tot aici sunt incluse și expertiza tehnică a construcțiilor existente, certificarea performanței energetice și auditul energetic al clădirilor, precum și cheltuielile legate de proiectare: tema de proiectare, studiu de fezabilitate, documentație tehnică, detalii de execuție, consultanță etc.

• Secţiunea a 4-a: Cheltuieli pentru investiția de bază. Aceasta cuprinde cheltuielile aferente execuției tuturor obiectelor cuprinse în obiectivul de investiție, precum costurile cu achiziția utilajelor și echipamentelor tehnologice și montajul lor. 

Și cheltuielile pentru procurarea de bunuri care intră în categoria mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar sunt incluse aici. Acestea pot fi: mobilier, dotări cu mijloace tehnice de apărare împotriva incendiilor, dotări de uz gospodăresc, dotări privind protecția muncii. 

Tot aici intră și cheltuielile cu achiziționarea activelor necorporale: drepturi referitoare la brevete, licențe, know-how sau cunoștințe tehnice nebrevetate.

👉 Dacă știi deja lista de mijloace fixe în care să investești, nu lăsa lipsa de capital să-ți limiteze planurile. Noi, echipa Filbo, îți putem oferi sprijin financiar în toate planurile pe care le ai pentru ca businessul tău să treacă la #UrmătorulNivel.

• Secţiunea a 5-a: Alte cheltuieli. Această secțiune cuprinde: cheltuieli necesare în vederea creării condițiilor de desfășurare a activității de construcții-montaj și cheltuieli pentru obținerea autorizației de construire/desființare aferente lucrărilor de organizare de șantier, cum ar fi taxele de amplasament, închirierea de semne de circulație etc. Și comisioanele, cotele, taxele și costul creditului sunt incluse aici. 

Dacă proiectul tău este finanțat printr-un credit, atunci acest lucru va fi specificat în secțiunea a 5-a, alături de cota aferentă Inspectoratului de Stat în Construcții și alte taxe în funcție de specificul proiectului tău.

• Secţiunea a 6-a: Cheltuieli pentru probe tehnologice și teste. Această categorie cuprinde cheltuielile necesare instruirii/școlarizării personalului în vederea utilizării corecte și eficiente a utilajelor și tehnologiilor precum și cheltuielile aferente execuției probelor/încercărilor prevăzute în proiect, rodajelor, expertizelor la recepție și omologărilor.

Model de deviz de lucrări

Iată un model de deviz de lucrări care permite includerea tuturor celor șase secțiuni menționate mai sus. Totuși, ține cont că acestea nu sunt obligatorii, iar modelul poate fi completat în funcție de specificul proiectului tău.

Alte exemple de devize de lucrări

Când ești antreprenor, situațiile pe care le întâlnești sunt diferite de la o zi la alta, iar proiectele sunt nenumărate. Dacă în trimestrul acesta te-ai gândit să extinzi hala de producție și ai nevoie de un deviz de lucrări de construcție, poate în următoarele luni ai nevoie de niște reparații la acoperiș. 

Însă. partea bună este că pentru fiecare proiect complex, poți să te asiguri că obții un rezultat bun pe baza unui deviz specific. Iată ce alte exemple de devize de lucrări există și cu ce te ajută.

Deviz de lucrări pentru reparații: când este necesar

Când vorbim despre un deviz de lucrări pentru reparații, este destul de clar când ai nevoie de el: când vrei să repari ceva, iar procesul este unul complex și costisitor. 

De exemplu, ai nevoie de un deviz de lucrări pentru reparații pe care vrei să le faci în clădirea de birouri ca să poți să le oferi angajaților tăi condiții de lucru cât mai bune și moderne. Poate vorbim de o pardoseală uzată care trebuie schimbată, instalații electrice depășite sau pereți care trebuie zugrăviți. În acest caz, înainte să te apuci de lucru, un deviz îți va arăta exact ce lucrări sunt necesare, cât te costă fiecare etapă și dacă bugetul tău acoperă toate reparațiile sau dacă trebuie să apelezi la finanțare externă.

Fără un deviz, riști să te confrunți cu anumite cheltuieli neprevăzute care îți pot da peste cap planul.

Și atunci când vrei să accesezi un credit îți va fi de folos un deviz de lucru. Deși nu este un document cerut de bancă, un deviz pentru reparații îți poate oferi o imagine clară asupra costurilor pentru care ai nevoie de finanțare. Este ca și cum te-ai duce la cumpărături cu o listă bine făcută: știi exact ce ai nevoie, cât costă și, mai ales, eviți tentația de a cheltui mai mult decât este necesar.

👉 Dacă în urma devizului pentru reparații ai constatat că nu poți să suporți toate costurile din fonduri proprii, poți să apelezi la Filbo, o instituție financiară nebancară (IFN) pentru a obține un credit pentru capital de lucru și investiții de până în 235.000 RON. Dacă îți dorești mai puțin, până în 100.000 RON, procesul de aplicare și aprobare este 100% online, în timp ce pentru creditele care depășesc această valoare beneficiezi și de sprijin din partea unui consultant. Iată ce alte lucruri e bine să mai știi înainte să aplici:

• Perioada de rambursare este flexibilă: poți alege până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Indiferent de opțiunea ta, beneficiezi de acces gratuit la un program gratuit de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura pe toată durata creditului.

• Documentația necesară la aplicare este minimă. Ai nevoie doar de un extras de cont, ultima balanță disponibilă și Fișa de Evidență Fiscală sau Certificatul de Atestare Fiscală de la Administraţia Finanţelor Publice.

• Dobânda este variabilă, în funcție de ROBOR la 6 luni.

• Ai posibilitatea de a amâna plata ratei. Dacă nu poți să plătești rata într-o lună, poți amâna rambursarea cu 30 de zile dacă ai un comportament bun de plată până atunci. 

Cum se întocmește un deviz de reparații

Să întocmești un deviz de reparații e mai simplu decât crezi, dar tot trebuie să urmezi câțiva pași:

• Identifică ce trebuie reparat. Fă o inspecție amănunțită și notează tot ce e în neregulă. Dacă pereții sunt crăpați, iar conducta de apă curge, acestea devin priorități.
• Solicită o evaluare. O firmă specializată va analiza situația și va face estimări pentru costuri, în funcție de cât de complex este procesul de reparație.
• Primești o listă cu materialele și manopera. Ține cont că ai nevoie de un calcul clar – câte materiale, cât costă și cât de multă forță de muncă îți trebuie. Toate acestea vor fi estimate de firma la care apelezi și este bine să te asiguri că toate costurile sunt cât mai transparente.
• Nu uita să incluzi o marjă de siguranță pentru cheltuieli neprevăzute. 
• Creează documentul. Poți să te folosești de modelul de deviz din acest articol pentru a include toate costurile estimate de furnizorii tăi și pentru a obține o imagine de ansamblu cât mai realistă.

Deviz de lucrări pentru prestări servicii: când este necesar

Pe lângă devizul de lucrări pentru reparații, un alt model de deviz de lucrări de care cel mai probabil vei avea nevoie în viața de antreprenor este cel de prestări servicii. 

De exemplu, un deviz de lucrări pentru prestări servicii îți poate fi necesar atunci când dorești să contractezi servicii pe termen lung. Să presupunem că ai nevoie de un furnizor de servicii de curățenie pentru compania ta. În acest caz, poți solicita direct un deviz de servicii pentru a cunoaște exact detaliile ofertei companiei pe care ai ales-o: de câte ori pe săptămână va fi realizată curățenia, care sunt zonele incluse, ce produse folosesc, care este prețul etc. 

Un alt moment în care ai putea avea nevoie de un deviz de lucrări pentru prestări servicii este atunci când dorești să compari ofertele furnizorilor. Având informații detaliate de la fiecare, îți va fi mai ușor să iei o decizie înțeleaptă.

Cum se întocmește un deviz de servicii

Devizul de servicii se întocmește parcurgând aceleași etape menționate în secțiunea în care am vorbit despre devizul de reparații, însă, pentru a oferi aici un exemplu concret, haide să vedem cum se poate întocmi un deviz de servicii de curățenie.

1. Definirea exactă a serviciului. În această secțiune ar trebui specificate zonele acoperite (birouri, băi, holuri), tipul de curățenie (zilnică, săptămânală, de întreținere), produsele și echipamentele utilizate.

2. Calcularea costurilor directe și indirecte. Compania la care apelezi trebuie să facă o estimare realistă a costurilor, care să includă cheltuieli directe (cele aferente resurselor umane, consumabilelor, echipamentelor), cheltuieli indirecte (transportul echipei, uzura echipamentelor, contribuțiile la asigurări), inclusiv un mic procent pentru cheltuieli neprevăzute.

3. Crearea documentului final. Pe baza cerințelor tale, furnizorul va calcula costurile și bineînțeles o marjă de profit și va crea documentul final, adică devizul de servicii.

Dacă dorești să realizezi tu devizul de servicii, atunci folosește-te de estimările furnizorilor tăi și completează modelul de deviz de lucrări pentru prestări servicii din acest articol.

FAQ: Întrebări comune despre devizul de lucrări și răspunsuri bine de știut

Pentru că subiectul devizelor de lucrări este destul de complex, am adunat cele mai frecvente întrebări pe care antreprenorii le au despre devizul de lucrări și am pregătit răspunsuri clare și practice care să te ajute. Așadar, să începem:

1. Cum se poate obține un deviz de lucrări?

Există două moduri de a obține un deviz de lucrări.  Dacă îți place să ai controlul total asupra lucrurilor, atunci un software specializat pentru întocmirea devizelor ar putea fi soluția perfectă pentru tine. Dacă însă nu vrei să te complici cu estimatul cantităților și calculul costurilor și redactarea de documente care pot deveni destul de complicate, o variantă și mai simplă este să apelezi la un specialist. Există firme și profesioniști care se ocupă exact cu întocmirea devizelor de lucrări.

👉 Dacă ești client Filbo, să soliciți oferte de preț pentru un software specializat în devize de lucrări poate fi mai ușor ca niciodată. Și asta pentru că îți oferim gratuit servicii non-financiare, printre care și acces la peste 900 de aplicații software locale și internaționale, dar și 350 de parteneri IT care îți pot crea propriul soft!

2. Care sunt motivele pentru care un deviz de lucrări trebuie actualizat?

Cele mai des întâlnite motive sunt: fluctuațiile pieței și schimbările din proiect.

În timp ce furnizorii își actualizează prețurile constant în funcție de cerere și ofertă, în timpul lucrărilor pot apărea tot felul de situații neașteptate, cum ar fi o problemă structurală necunoscută inițial sau, pur și simplu, schimbarea preferințelor. 

3. Cum se poate actualiza un deviz de lucrări?

Devizul de lucrări se actualizează în documentul în care sunt trecute toate informațiile inițiale, prin: reevaluarea costurilor materialelor, ajustarea manoperei, adăugarea unor lucrări suplimentare sau eliminarea unora de care nu mai este nevoie în proiect. Este important ca modificările să fie menționate într-un fișier, astfel încât să poți să te întorci oricând și la versiunea inițială a devizului de lucrări.

👉 Dacă pe parcursul proiectului apar situații neprevăzute care necesită costuri suplimentare, noi suntem alături de tine și îți oferim sprijinul financiar de care ai nevoie pentru a le susține. Nu uita că poți obține un credit Filbo de până în 1.000.000 RON pentru businessul tău, dacă ai cel puțin 12 luni de activitate. Procesul de aplicare este 100% online și documentația este minimă, așa că proiectul tău nu va sta pe loc din cauza lipsei de buget.

4. Cum se poate evita supraevaluarea sau subevaluarea unui deviz de lucrări?

Pentru a evita supraevaluarea sau subevaluarea unui deviz de lucrări pe care îl realizezi tu, parcurge pașii de mai jos:

• Realizează o analiză detaliată a costurilor. Asta înseamnă să iei în considerare toate aspectele lucrării: materialele – ce cantități sunt necesare și ce preț au, manopera – cât timp va dura fiecare etapă a lucrării și cât costă munca fiecărui specialist, echipamentele – ai nevoie de utilaje speciale sau de transport pentru materiale?

• Consultă specialiști în domeniu. Chiar dacă ești un antreprenor experimentat, întotdeauna e util să te consulți cu experți atunci când vine vorba de estimări precise. Indiferent că este vorba de un inginer, arhitect sau specialist în instalații, acești profesioniști îți pot oferi informații importante despre costurile specifice lucrărilor sau materialelor. 

De exemplu, dacă nu ești sigur de costurile pentru izolații sau necesarul de beton, un specialist în domeniu îți va da o estimare mult mai exactă decât dacă ai încerca să ghicești. 

• Compară cu devize similare. Un alt mod excelent de a te asigura că devizul tău este corect este să compari devizul cu altele similare pe care le poți găsi chiar și online. Acest lucru te poate ajuta să vezi dacă prețurile pe care le-ai calculat sunt realiste sau dacă există discrepanțe semnificative.

5. Ce fac dacă fazele proiectului nu decurg conform devizului?

În acest caz, dacă devizul este realizat de furnizorul care îți prestează serviciile, este important să iei legătura cu acesta pentru a discuta transparent problemele. 

Dacă devizul este realizat de către tine și colaborezi cu mai mulți furnizori, identifică etapa și furnizorul care cauzează întârzierile și discutați situația.

Poate fi util ca în contractul de prestări servicii să adaugi o clauză care să te apere în fața acestor situații și să agreezi cu furnizorul scăderea prețului serviciilor în cazul în care nu se respectă termenele. 

👉 În cazul în care colaborezi cu furnizori din străinătate, poți să folosești plata SEPA pentru a te asigura că plățile ajung din timp la ei, iar proiectul merge conform timing-ului. Descoperă ce este plata SEPA și cum poți efectua una. 

În concluzie, dacă vrei să scapi de haosul costurilor fluctuante și al întârzierilor, devizul de lucrări este primul tău pas către organizare și succes. Iar acum că ai aflat ce este devizul, ce conține și cum îl poți obține, nimic nu mai poate sta în calea implementării proiectului tău. Nici măcar lipsa de capital, pentru că ne ai pe noi, echipa Filbo, alături de tine!

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock