Balanța de verificare a unei afaceri: ce să verifici ca antreprenor și cum

Una dintre prioritățile pe care ar trebui să le ai în calitate de antreprenor este monitorizarea situației financiare a afacerii tale pentru a evita un deficit bugetar care să ducă la stagnarea businessului tău. Un studiu recent arată că 37% dintre antreprenori se confruntă cu deficite financiare pe termen lung, lucru care duce la ratarea oportunităților de creștere și supraîndatorare. Tu poți să eviți aceste lucruri.

Deși pare complicat să monitorizezi constant finanțele businessului tău, pentru a face asta ai nevoie, în principal, de un document: balanța de verificare. Descoperă în cele ce urmează tot ce trebuie să știi: ce este balanța de verificare, ce elemente contabile conține și cum să o interpretezi.

• Ce este balanța de verificare (balanța contabilă)

• Model balanță de verificare: ce elemente conține

• De ce este importantă balanța de verificare

• Cum se interpretează balanța de verificare

• Ce verifică antreprenorii cel mai des în balanță

• Care sunt cele mai comune tipuri de erori în balanța de verificare și cum le rezolvi

• Ce este un cont de regularizare în balanța de verificare

• Care este diferența dintre balanța de verificare și bilanțul contabil

Ce este balanța de verificare (balanța contabilă)

Balanța de verificare sau balanța contabilă, cum este cunoscută de cei mai mulți antreprenori, este acel document care îți indică starea financiară a afacerii tale. Ea cuprinde informații despre soldurile debitoare (cheltuielile companiei) și soldurile creditoare, adică încasările businessului tău, oferind astfel o imagine de ansamblu asupra situației financiare generale. 

Cu alte cuvinte, balanța contabilă îți spune cât vine și de unde, și cât pleacă și încotro, din conturile businessului tău.

Balanța contabilă sintetică vs balanța analitică

Ce mai trebuie să știi despre balanță este că avem două tipuri: balanța sintetică și balanța analitică. Sunt ca două surori bune, dar fiecare are propria „personalitate”.

Putem să spunem că balanța contabilă sintetică este „sora mai mare” care vede imaginea de ansamblu, fără să intre prea mult în detalii. Îți oferă totalurile și soldurile conturilor principale, deci, dacă vrei să știi cum stai în mare, balanța sintetică poate fi ajutorul tău de nădejde. Îți arată fix ce vrei să vezi, fără să te copleșească cu detalii. De exemplu, dacă te interesează soldul contului „Furnizori”, în balanța sintetică vei găsi totalul, fără alte informații.

Trecând la balanța analitică, intrăm în zona micilor detalii. Practic, aceleași conturi de la balanța sintetică sunt defalcate în conturi analitice, care arată exact ce s-a întâmplat în fiecare caz în parte. Așadar, dacă în balanța sintetică ai un sold de 20.000 RON pe contul „Furnizori”, în balanța analitică o să vezi ce se ascunde în spatele acestuia: 6.000 RON pentru „Furnizor A” și 14.000 RON pentru „Furnizor B”.

Dacă deții un PFA, atunci nu este obligatorie întocmirea balanței de verificare și, implicit, nici colaborarea cu un contabil autorizat. Totuși, contabilitatea pentru un PFA se ține în partidă simplă, iar acest lucru înseamnă completarea Registrului jurnal de încasări și plăți și a Registrului de Inventar. Cam complicat, nu-i așa? 

👉 Dacă vrei să economisești timp ca PFA și să n-ai bătăi de cap cu astfel de documente și cifre, atunci poți alege un contabil care să te ajute. Și, dacă tot vorbim de timp, poate și externalizarea unor servicii precum marketingul sau facturarea ar putea fi utilă. În ceea ce privește capitalul, nu-ți face griji. Ca să poți să-ți susții businessul pe o anumită perioadă, poți accesa un credit PFA de la Filbo – o instituție financiară nebancară, dacă ai cel puțin 12 luni de activitate.

Aplici 100% online și poți obține până la 235.000 RON cu dobândă variabilă în funcție de ROBOR la 6 luni și cu o perioadă de rambursare de până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Aprobarea are loc tot online dacă împrumuți până în 60.000 RON, în timp ce pentru împrumuturi mai mari beneficiezi de sprijin din partea unui consultant.

Model balanță de verificare: ce elemente conține

Indiferent că vorbim de balanța sintetică sau analitică, ambele au câteva elemente comune care ar trebui să se găsească în fiecare model de balanță de verificare. Iată care sunt acestea:

• Simbolul conturilor și denumirea conturilor – adică denumirile și codurile conturilor, care sunt ca niște etichete pe rafturile unei biblioteci. Fiecare cont are propria etichetă, astfel încât să știi ce înseamnă fiecare sumă.

• Soldurile inițiale debitoare și creditoare – adică situația financiară de la începutul perioadei.

• Totalul sumelor – debitoare și creditoare – adică ce s-a întâmplat într-o anumită perioadă. Aici se fac calculele pentru toate tranzacțiile înregistrate: ce ai plătit și ce ai încasat.

• Soldurile finale – debitoare și creditoare – finalul poveștii, adică momentul în care vezi dacă lucrurile au ieșit la numărătoare sau mai trebuie să corectezi ceva. Cu alte cuvinte, este rezultatul final al tuturor mișcărilor financiare dintr-o anumită perioadă.

Dar cine pregătește balanța contabilă? Ei bine, aceasta este pregătită de contabil, pe baza unor documente precum facturile emise către clienți, cele primite de la furnizori, deconturi, chitanțe etc.

👉 Atunci când ești client Filbo, îți este mult mai ușor să găsești un contabil expert care să te ajute cu businessul tău. Și asta pentru că îți oferim servicii non-financiare pe toată durata contractului, printre care și acces la o echipă de experți contabili!

De ce este importantă balanța de verificare

Deși la prima vedere așa pare, balanța de verificare nu este doar o listă în care sunt înșiruite câteva conturi și cifre – este chiar situația financiară reală a companiei, trecută pe o foaie sau… un excel.  Iată cu ce te ajută:

1. Să verifici acuratețea operațiunilor contabile. Cum faci asta? Simplu: prin compararea totalurilor debitoare și creditoare. Acestea ar trebui să respecte principiul dublei înregistrări (debit-credit) și să fie egale. 

1. Să menții controlul asupra finanțelor firmei și să monitorizezi performanțele financiare. Analizând soldurile conturilor de venituri și cheltuieli, poți să îți dai seama dacă faci profit sau dacă banii „se pierd” undeva pe drum. În plus, te ajută să iei decizii informate atunci când vine vorba de gestionarea resurselor financiare, planificarea investițiilor și alte aspecte critice ale afacerii tale. 

Și nu te opri aici: uită-te și la tendințele istorice din balanță! Aceste date te vor ajuta să creezi proiecții financiare realiste pentru lunile următoare, ca să știi din timp ce te așteaptă.

👉 Dacă după analiza balanței îți dai seama că performanțele businessului tău nu sunt așa cum te așteptai, atunci ia măsurile necesare pentru a „redresa” situația. Ce poți face? Să investești pentru minimizarea pe termen lung. Cum poți face asta? Accesând un credit Filbo Green, special conceput pentru proiecte sustenabile. Așadar, indiferent că vrei să investești în soluții de energie regenerabilă care să-ți scadă costul facturilor sau în utilizarea unor resurse naturale în mod sustenabil, iată ce poți obține dacă ai cel puțin 12 luni de activitate:

• Un împrumut de până la 600.000 RON, cu o perioadă de rambursare între 12 și 24 de luni pentru capital de lucru, până la 48 de luni pentru creditele mixte și până la 60 de luni pentru investiții.

• Proces de aplicare online super rapid, în cel mult 10 minute, cu documentele minime necesare: extrasul de cont pe ultimele trei luni și ultima balanță contabilă disponibilă, care să nu fie mai veche decât ultima balanță trimestrială încheiată. Totuși, în funcție de specificul afacerii tale, este posibil să fie necesare și alte documente suplimentare, precum Certificatul de atestare fiscală, Fișa sintetică AFP, contracte de credit în derulare, autorizații de funcționare etc.

• Dobândă preferențială mai mică decât la creditele noastre standard, indiferent de proiectul de mediu pe care dorești să-l implementezi.

1. Să oferi, fără bătăi de cap, suportul necesar pentru audituri și controale. Auditorii și echipele de control intern se bazează pe balanța contabilă pentru a verifica dacă înregistrările tale sunt corecte și complete. Dacă vrei să te asiguri că afacerea ta nu va întâmpina probleme în timpul unui audit, o balanță de verificare bine organizată este absolut necesară.

Cum se interpretează balanța de verificare?

Pentru ca beneficiile de mai sus să fie reale pentru tine, nu este suficient să le cunoști, ci trebuie și să știi cum să interpretezi balanța de verificare. Dar nu-ți face griji, nu trebuie să fii expert contabil pentru asta. Îți spunem noi în continuare ce înseamnă fiecare clasă de conturi dintre cele șapte pe care le regăsești în balanță.

Clasa 1 – Conturi de capital. Aici se adună „mărunțișul” afacerii tale: capitalul social (adică banii cu care ai început afacerea), profitul sau pierderea din anul curent și din anii trecuți, plus datoriile pe termen lung. Practic, aici afli cum stă afacerea ta în raport cu investitorii sau creditorii pe termen lung.

Clasa 2 – Conturi de imobilizări. Aici regăsești toate „lucrurile mari” de care firma ta se folosește pentru a-și desfășura activitatea – mașini, clădiri, utilaje, echipamente. Dacă ai cumpărat vreo mașină sau vreun spațiu comercial, le vei găsi în această secțiune. 

👉 Nu ai cumpărat încă astfel de active, dar plănuiești să faci asta? Indiferent că vrei să deschizi un nou punct de lucru sau să investești în echipamente moderne pentru producție, Filbo este alături de tine cu sprijinul financiar de care ai nevoie, dacă ai cel puțin 12 luni de activitate.

• Poți obține un credit pentru firmă de până în 600.000 RON cu dobândă variabilă în funcție de ROBOR la 6 luni și cu o perioadă de rambursare de până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții.

• Procesul de aplicare este 100% online, iar dacă îți dorești să accesezi un credit mai mic, de până în 60.000 RON, atunci și aprobarea are loc tot online. Pentru creditele mai mari, beneficiezi și de sprijin din partea unui consultant. 

• Documentația necesară la aplicare este minimă. Ai nevoie doar de un extras de cont, ultima balanță disponibilă și Fișa de Evidență Fiscală sau Certificatul de Atestare Fiscală de la Administraţia Finanţelor Publice.

• Beneficiezi de acces gratuit la un program gratuit de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura pe toată durata creditului.

• Dacă nu ai posibilitatea de a plăti rata într-o lună, poți amâna rambursarea cu 30 de zile dacă ai un comportament bun de plată până atunci. 

Clasa 3 – Conturi de stocuri și producție în curs de execuție. Aici vorbim despre marfa afacerii tale. Dacă ai materii prime, consumabile, piese de schimb, stocuri necompletate sau produse care încă sunt în proces de fabricație, le vei găsi pe toate în această categorie. Practic, aici regăsești ce ai „pe raft” și ce lucrezi.

Clasa 4 – Conturi de terți. Aici se află „relațiile externe” ale firmei tale: ce datorezi furnizorilor și ce îți datorează ție clienții. De asemenea, găsești și salariile de plată ale angajaților, taxele și contribuțiile de dat către stat etc.

Clasa 5 – Conturi de trezorerie. Aici se află lichiditățile firmei – banii din casă și conturile de la bancă. De asemenea, dacă ai împrumuturi sau credite, le vei găsi și pe acestea la categoria aceasta. Practic, clasa 5 îți arată „ce bani ai la dispoziție” pentru cheltuielile de zi cu zi.

👉 Dacă ești fermier și după analiza clasei 5 de conturi realizezi că dispui de capital limitat să te pregătești de noul sezon, ai câteva soluții la îndemână pentru a nu „pune pe pauză” lucrările. Află cum să-ți pregătești ferma pentru sezonul următor fără să-ți blochezi lichiditățile.

Clasa 6 – Conturi de cheltuieli. Aici sunt toate eforturile financiare pe care le faci pentru a duce afacerea mai departe: cheltuielile cu materialele, serviciile, combustibilul, marketingul, salariile, taxele și impozitele (după ce le plătești). Practic, acest capitol arată unde au ajuns banii tăi și cum îi cheltuiești pentru a te menține în joc.

Clasa 7 – Conturi de venituri. În final, în clasa 7 se află banii care au intrat în afacerea ta: venituri din vânzarea de bunuri, prestarea de servicii sau chiar subvențiile pe care le primești. Cu alte cuvinte, aici poți să vezi „cât ai câștigat” și care sunt sursele principale de venit ale afacerii tale.

👉 Dacă ai cel puțin 12 luni de activitate și sursele tale de venit nu sunt atât de diversificate încât să susțină investițiile de care ai nevoie pentru dezvoltarea businessului tău, noi, echipa Filbo, îți putem fi alături. De 30 de ani suntem parteneri de încredere pentru micii antreprenori și credem că te putem ajuta și pe tine să treci la #UrmătorulNivel!

Ce verifică antreprenorii cel mai des în balanță

Ca antreprenor, sigur nu ai timp toată ziua să stai să verifici fiecare clasă și cont din balanță. Și asta e normal. Însă, există câteva verificări rapide pe care le poți face pentru a te asigura că cele mai importante aspecte ale businessului merg „ca pe roate”. Iată care sunt acestea:

1. Ești pe profit sau pe pierdere? Pentru a afla acest detaliu poți să verifici contul 121, deci clasa 1 de conturi. Dacă soldul contului este pozitiv, atunci ai obținut profit, iar dacă soldul este negativ, atunci ești „pe pierdere”.
2. Care e cifra de afaceri în balanță? Pentru a afla asta, trebuie să verifici clasa 7 de conturi.
3. Cât ai de plată și de încasat? Verifică lunar clasa 4 de conturi care-ți arată situația datoriilor către furnizori (contul 401) și a sumelor de încasat de la clienți (contul 411). 
4. Câți bani mai ai în contul firmei? Pentru a afla asta, trebuie să verifici clasa 5 de conturi, adică soldul din casă (contul 5311) și conturile la bănci (contul 5121).

👉 Chiar dacă soldul din contul firmei nu arată cum ai fi vrut, investițiile nu pot sta pe loc. Descoperă ce surse de finanțare ai la dispoziție dacă ești fermier și în ce merită să investești pentru a-ți duce afacerea #LaUrmătorulNivel.

Care sunt cele mai comune tipuri de erori în balanța de verificare și cum le rezolvi?

Dacă balanța ta de verificare nu se potrivește, adică dacă totalul debitelor nu este egal cu totalul creditelor, înseamnă că ceva nu e în regulă. Dar nu te panica! De obicei, diferențele apar din motive destul de comune, care pot fi rezolvate rapid. Iată care sunt acestea și cum le poți soluționa:

• Omiterea unui debit sau credit și transcrierea greșită a unei sume (de exemplu, inversarea cifrelor: 145 în loc de 154) pot fi identificate și corectate prin compararea fiecărei tranzacții înregistrate în jurnalul contabil cu conturile din balanța de verificare.
• Erorile care pot proveni din soldurile inițiale ale conturilor transferate din exercițiul anterior pot fi verificate și corectate prin verificarea situației de la închiderea exercițiului financiar anterior.
• Erorile matematice pot fi verificate prin adunările și scăderile din jurnal și registru. Confirmă și, dacă e nevoie, ajustează corectitudinea totalului debitului și creditului din balanța de verificare.
• Erorile de soft pot fi verificate și corectate prin analiza tranzacțiilor automate (amortizări, dobânzi) și identificarea modului în care acestea au fost procesate.

Ce este un cont de regularizare în balanța de verificare?

Pentru a reflecta corect situația financiară la sfârșitul unui exercițiu financiar, este folosit un cont de regularizare în balanța contabilă. Practic, folosindu-l, te asiguri că bilanțul și contul de profit și pierdere oferă o imagine fidelă asupra situației financiare și a performanței firmei.

De exemplu, poți efectua regularizări de cheltuieli. Aici vorbim despre cheltuieli care au fost deja plătite, dar care vor fi „consumate” doar într-o perioadă viitoare. De exemplu, cheltuielile plătite în avans, precum chiriile pe care le-ai plătit din timp pentru anul următor. Deși banii au fost deja scoși din casă, cheltuiala reală va apărea în perioada viitoare, așa că o înregistrezi corect în contul 471 – Cheltuieli înregistrate în avans.

Pe partea cealaltă, există și venituri încasate în perioada curentă, dar care se referă la servicii sau produse ce vor fi livrate în viitor, iar aici vorbim despre venituri înregistrate în avans. De exemplu, dacă ai primit un avans de la un client pentru un serviciu sau produs pe care îl vei livra anul viitor, atunci acești bani sunt înregistrați în contul 472 – Venituri înregistrate în avans, până ce serviciul sau produsul respectiv va fi livrat.

Care este diferența dintre balanța de verificare și bilanțul contabil?

Pentru că de multe ori sunt confundate, în finalul acestui articol credem că este util să vorbim pe scurt și despre diferența dintre balanța de verificare și bilanțul contabil. Ce crezi că le deosebește?

Îți spunem noi: în timp ce balanța contabilă este utilizată pentru monitorizarea afacerii și verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, bilanțul contabil îți oferă o imagine de ansamblu asupra poziției financiare a businessului tău la un moment dat, fiind esențial pentru raportarea oficială către ANAF.

Cu alte cuvinte, balanța contabilă este folosită pentru a obține bilanțul contabil, întrucât reflectă toate activele, pasivele și capitalurile proprii ale companiei.

În concluzie, este important să verifici periodic balanța de verificare, să corectezi erorile la timp și să folosești acest instrument pentru a-ți menține afacerea într-o formă financiară excelentă. Alocă timp periodic pentru acest proces și vei observa cum stabilitatea financiară a afacerii tale se va îmbunătăți.

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock