Managementul cash-flow-ului – un proces decisiv pentru dezvoltarea afacerii tale

60% dintre întreprinderile mici se confruntă cu probleme ce privesc cash flow (fluxul de numerar), concluzionează un studiu realizat de Wakefield Research, în 2021. În acest context, principalul aspect reflectat în rezultatele studiului evidențiază importanța prioritizării strategiilor de management al fluxului de numerar în planificarea unei afaceri.  Atunci când abordezi în mod realist și eficient planificarea fluxului de numerar vei ști exact în ce momente ale lunii te poți aștepta ca banii să intre sau să fie retrași din conturile firmei, iar aceste informații îți permit să știi când vei avea lichidități la îndemână pentru a acoperi cheltuielile. Ca să pui aceste lucruri în context, gândește-te la planificarea cash-flow-ului astfel: chiar dacă ai facturat unui client o sumă de bani, nu poți folosi acei bani până când nu intră în cont. Strategiile privind fluxul de numerar te ajută să știi exact când se va întâmpla acest lucru. Acest articol este destinat antreprenorilor ca tine, care și-au propus să implementeze strategii de planificare ca măsură de prevenție și remediere a problemelor privind cash-flow-ul firmei.
  • Planificarea și managementul fluxului de numerar
  • Efectele problemelor de cash-flow asupra unei afaceri
  • De ce este important fluxul de numerar pentru o afacere?
  • Cash-flow problematic: 3 strategii de susținere a afacerii 
  • 5 sfaturi pentru antreprenorii care se confruntă cu probleme de cash-flow

Planificarea și managementul fluxului de numerar

Stabilirea momentului în care vei încasa și vei efectua plăți face parte din procesul de elaborare a bugetului afacerii tale. Pentru a proiecta cu succes fluxul de numerar, evaluează cifrele din anul precedent, ca bază pentru planificarea fluxului de numerar pentru anul următor. Apoi, ajustează planificarea în funcție de schimbările anticipate, cum ar fi noile prețuri, mai mult personal sau sursele de finantare. Pe parcursul anului va trebui să actualizezi proiecțiile privind fluxul de numerar pentru a reflecta cu exactitate evoluția cheltuielilor și a profitului. Compararea fluxurilor de numerar prevăzute în buget cu depozitele și cheltuielile reale te va ajuta să prevezi evoluția fluxului de numerar. O altă strategie de planificare este să aduni sumele pe care le ai în conturi și casierie și sumele pe care intenționezi să le încasezi. Apoi, adună și sumele pe care anticipezi să le cheltuiești din acești bani. Chiar și cele mai de succes organizații constată că previziunile se schimbă în mod regulat, așa că este important să monitorizezi fluxul de numerar.

Managementul fluxului de numerar 

Gestionarea fluxului de numerar constă în monitorizarea sumelor de bani care intră și ies din firmă. Acest lucru te ajută să prezici sumele de bani de care va dispune afacerea ta în viitor. De asemenea, te ajută să identifici de câți bani are nevoie firma pentru a acoperi datorii precum plata angajaților și a furnizorilor. Pentru ca afacerea ta să aibă un cash-flow ce dă randament, aceasta trebuie să obțină un flux de numerar pozitiv. Vânzările sunt, în mod evident, cea mai bună modalitate prin care o afacere poate obține fluxuri de numerar. Dacă afacerea ta nu generează vânzări, atunci nu putem vorbi despre un business în adevăratul sens al cuvântului. De asemenea, poți obține cash-flow economisind bani din cheltuielile operaționale. Este important să întocmești bugete detaliate și să limitezi cheltuielile inutile. Strategiile de gestionare a fluxului de numerar includ:
  • facturarea clienților în timp util;
  • descărcarea stocurilor care nu se vând bine;
  • monitorizarea atentă a modului în care cheltui banii;
  • obtinerea unei finantari înainte de a fi în criză de numerar.
cash flow

Cum poți gestiona fluxul de numerar

Așa cum aminteam mai sus, cel mai important aspect al gestionării fluxului de numerar este monitorizarea constantă a acestuia. Trebuie să știi câți bani încasează firma ta, precum și câți bani ai la îndemână pentru a fi utilizați. Aceste sfaturi simple îți vor fi de ajutor pentru a crește fluxul de numerar și pentru a-ți gestiona eficient afacerea.
  1. Nu aștepta să trimiți facturi – unul dintre motivele pentru care fluxul de numerar este atât de important pentru o afacere este că face distincția între facturile pe care le-ai emis și facturile care au fost plătite efectiv. Este posibil să-ți fie mai de ajutor metoda de facturare lunară față de metoda de facturare la finalizarea unei anumite cantități de muncă.
  2. Ajustează inventarul în funcție de necesități – verifică inventarul firmei pentru a identifica articolele care nu se vând bine. Aceste produse dăunează fluxului de numerar, deoarece banii pe care i-ai cheltuit pentru a le realiza nu se transformă în vânzări și, prin urmare, în venituri. Poți aborda această problemă prin vânzarea articolelor achiziționate mai rar la prețuri reduse și prin a nu cumpăra stocuri suplimentare. În mod similar, poți oricând să investești mai mult în stocarea articolelor care se vând bine.
  3. Închiriază echipamentele în loc să le cumperi – chiar dacă de obicei este mai ieftin pe termen lung, cumpărarea de echipamente noi și actualizarea echipamentelor învechite pot fi costisitoare pe termen scurt (ca să nu mai vorbim de faptul că necesită mult timp). În schimb, închirierea echipamentelor poate diminua povara financiară pe termen scurt. Astfel, vei avea mai puțini bani care să iasă din bancă în sume forfetare mari și vei menține un flux de numerar corespunzător.
  4. Împrumută bani înainte de a avea nevoie de ei – cel mai bun moment pentru a rezolva o problemă de flux de numerar este înainte ca aceasta să apară. Dacă afacerea ta funcționează fără probleme sau se află la început, acum este momentul să împrumuți bani. Acest lucru îți va oferi, de asemenea, resurse pe care să te poți baza în cazul în care te confrunți cu dificultăți privind dezvoltarea afacerii tale. Un împrumut poate fi un colac de salvare pentru întreprinderile mici, în special pentru cele afectate de sezonalitate. Oricare ar fi suma de care crezi că vei avea nevoie, dacă soliciți un împrumut, solicită dublul sumei la care te-ai gândit; s-ar putea să nu ți se aprobe, dar este mai bine să ai rezerve de care să te folosești în vremurile dificile. De asemenea, în funcție de situația firmei tale, poți lua în calcul refinanțarea sau obținerea unei linii de credit. Dacă nu ai mai contractat până acum un împrumut pentru afacerea ta, atunci îți sugerăm să aplici pentru un împrumut cu perioadă de grație, fără dobândă, pentru a-ți susține nevoile de finanțare pe termen scurt. Unele împrumuturi pot evidenția oportunități de economisire și multe dintre ele vin chiar cu opțiuni de raportare inovatoare care ilustrează tendințele de cheltuieli. Astfel, în  calitate de antreprenor, ai posibilitatea de a optimiza fluxul de numerar al afacerii tale. Bine de știut! Acum ai la dispoziție o soluție simplă prin care poți obține finanțare pentru afacerea ta în doar câteva ore, nu săptămâni.

    Filbo vine în sprijinul antreprenorilor cu soluții moderne și rapide de finanțare

    În timp ce modelul tradițional de a obține finanțare pentru afacerea ta implică multă birocrație și până la câteva luni pentru a obține aprobarea, Filbo îți propune o abordare diferită, oferindu-ți acces la o metodă modernă, avantajoasă și transparentă de finanțare, care îți permite să te concentrezi asupra dezvoltării afacerii tale și să scapi de stresul generat de nevoia unei finanțări rapide. Avantajele parteneriatului cu Filbo:
    • cost prietenos, fără asteriscuri;
    • rate și dobândă fixe;
    • 100% online;
    • procedură simplă, ai nevoie de doar două acte;
    • analiză rapidă a cererii de finanțare, de până la câteva ore;
    • flexibilitate – beneficiezi de perioada de grație, poți amâna o plată și poți renunța, dacă nu ești mulțumit de servicii.
  5. Reevaluează operațiunile de afaceri – revizuiește continuu rubricile costurilor pentru a găsi eventualele lacune în ce privește eficiența economică și pentru a implementa soluții de creștere a economiilor afacerii tale. În acest sens, este important să identifici care sunt componentele operaționale ce pot fi externalizate către furnizori terți. Acest lucru îți va permite să îți faci treaba fără a oferi salarii și beneficii. De asemenea, ai putea lua în calcul varianta reducerii normei de muncă la jumătate, în perioadele în care vânzările sunt slabe. Anumite componente ale afacerii, cum ar fi costurile de expediere, utilizarea intermediarilor, angajații suplimentari, orele suplimentare alocate, facturile întârziate, plățile pentru echipamentele închiriate, stocarea materialelor atunci când tarifele sunt scăzute pot fi reevaluate și actualizate pentru a fi mai eficiente.
  Un element important care te poate ajuta la analiza fluxului de numerar este reprezentat de standardele contabile adecvate. Varianta ideală este să profiți atât de modalitatea de funcționare pe bază de numerar, cât și pe cea bazată pe angajamente. Așadar, pentru a stabiliza fluxul de numerar în cadrul afacerii tale, poți încorpora mai multe tactici în planul de afaceri.

Efectele problemelor de cash-flow asupra unei afaceri

Pentru antreprenori, problemele legate de cash-flow sunt adesea la fel de importante precum cele ce privesc veniturile și profitul. Fluxul de numerar este generat atunci când afacerea ta vinde bunuri sau servicii în numerar sau colectează plățile de la clienți. Fluxul de numerar lent sau în scădere poate influența mai multe sectoare ale afacerii tale și poate duce la: 
  • Întârzierea plăților. Ai nevoie de numerar pentru cheltuielile zilnice și plata facturilor. Dacă nu dispui de numerar, s-ar putea să fii nevoit să contractezi împrumuturi sau să efectuezi plăți cu întârziere. Acest lucru poate duce la penalități. În plus, plățile întârziate afectează în mod negativ ratingul afacerii tale și au un impact asupra capacității firmei de a obține credite și împrumuturi pe viitor.
  • Stagnarea firmei. Chiar dacă îți plătești facturile, un cash-flow ce nu dă randament împiedică dezvoltarea afacerii prin intermediul investițiilor. Este posibil să ratezi unele oportunități de a achiziționa active noi la prețuri avantajoase, de a angaja oameni sau de a obține reduceri la diferite consumabile. Faptul că firma stagnează poate face ca moralul angajaților să scadă și, totodată, afectează imaginea firmei.
  • Marketing deficitar. Problemele legate de fluxul de numerar pot afecta eforturile de a-ți promova afacerea. De cele mai multe ori, atunci când apar probleme cu fluxul de numerar, bugetul alocat promovării afacerii este primul care are de suferit, antreprenorii renunțând la serviciile de marketing. Acest lucru înseamnă că nu vei avea la fel de mulți bani de investit în publicitate pentru a atrage clienți.
  • Lipsa dividendelor. În lipsa unui cash-flow pozitiv, nu vei putea plăti dividende. Pentru o afacere mică, acest lucru înseamnă că persoanele care au investit bani în companie nu vor încasa niciun venit de pe urma investiției lor. Dacă lipsa dividendelor este cauzată de investițiile în firmă, atunci această situație este adesea acceptabilă. Însă, lipsa dividendelor cauzată de dificultățile generate de un cash-flow negativ reprezintă un motiv de îngrijorare.

De ce este important fluxul de numerar pentru o afacere?

Gestionarea corectă a fluxului de numerar reprezintă un element cheie pe care fiecare antreprenor trebuie să-l stăpânească pentru a-și asigura succesul financiar pe termen lung. Gestionarea fluxului de numerar poate fi una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă antreprenorii.

Ce înseamnă cash-flow-ul unei firme

Termenul de „cash-flow” se referă la suma netă de numerar și echivalente de numerar care intră și ies din firmă. Numerarul primit reprezintă intrările, în timp ce banii cheltuiți reprezintă ieșirile. Fluxul de numerar este important deoarece arată câți bani intră și ies efectiv din compania ta, nu câți bani ai de încasat. Dacă fluxul de numerar este pozitiv, vei ști când câștigi mai mulți bani decât cheltui și vei avea bani la îndemână pentru a acoperi salariile, achizițiile și modernizările de echipamente, rambursările de împrumuturi și alte nevoi cheie ale afacerii tale. Dacă fluxul de numerar este negativ, s-ar putea să te afli în imposibilitatea de a plăti angajații și furnizorii, de a acoperi cheltuielile cu chiria lunară și de a avea banii necesari pentru cheltuielile zilnice. De asemenea, un flux de numerar pozitiv indică faptul că activele lichide ale afacerii tale sunt în creștere. Acest lucru îți permite, totodată, să achiți datoriile, să reinvestești în activitatea firmei, să returnezi bani acționarilor și să îți asiguri o rezervă împotriva provocărilor financiare viitoare. Un flux de numerar negativ indică faptul că activele lichide ale afacerii tale sunt în scădere.

Tipuri de cash-flow

Există trei tipuri de fluxuri de numerar pe care  ar trebui să le urmărești și să le analizezi la nivelul afacerii tale, pentru a determina lichiditatea și solvabilitatea acesteia: 
  • fluxul de numerar din activități de exploatare;
  • fluxul de numerar din activități de investiții;
  • fluxul de numerar din activități de finanțare. 
Fluxul de numerar din activitățile de exploatare (CFO) indică suma de bani pe care o aduce o companie din activitățile sale comerciale curente și obișnuite, cum ar fi fabricarea și vânzarea de bunuri sau furnizarea de servicii clienților. Este prima secțiune descrisă în situația fluxurilor de numerar ale unei companii.

Diferența dintre cash-flow și profit

Fluxul de numerar și profitul sunt indicatori financiari esențiali pentru o afacere. Fluxul de numerar și profitul nu înseamnă același lucru și este esențial să înțelegi diferența dintre ele pentru a lua decizii cheie cu privire la performanța și eficiența financiară a afacerii tale. Fluxul de numerar reprezintă banii care intră și ies din firmă într-o anumită perioadă, în timp ce profitul este ceea ce rămâne din veniturile tale după ce sunt deduse costurile.

Cash-flow problematic: 3 strategii de susținere a afacerii 

Pe măsură ce economia se schimbă, se vor schimba și strategiile de susținere a afacerii tale. Caută întotdeauna modalități de a-ți îmbunătăți produsele sau serviciile și investește în soluții inteligente.

1. Reeșalonează termenele de plată 

Este important ca atunci când te confrunți cu dificultăți privind fluxul de numerar să faci o evaluare a plăților și încasărilor. Este posibil să poți amâna unele plăți către furnizori până când situația afacerii tale se stabilizează. În acest context, menținerea unei relații sănătoase cu furnizorii este crucială.  Reeșalonează termenele de plată către furnizori pentru a crea un venit mai echilibrat și ia în considerare evaluarea costurilor. Poți face acest lucru întâlnindu-te cu noi furnizori care îți pot oferi stocuri și consumabile la prețuri mai mici. Chiar dacă nu urmărești să înlocuiești furnizorii actuali, poți folosi informațiile de la concurenți ca pârghie pentru a obține prețuri mai bune.

2. Solicită un împrumut

Asumarea de datorii nu este întotdeauna un lucru rău. Uneori, împrumutul poate fi o soluție temporară până când afacerea ta este suficient de stabilă pentru a se descurca pe cont propriu. Cu toate acestea, ori de câte ori îți asumi o datorie, trebuie să monitorizezi și să evaluezi cu atenție amploarea fluxului de numerar. În timp ce contractarea de datorii poate fi esențială pentru a trece peste vremuri grele, o afacere ar trebui totuși să calculeze cât de multe datorii poate contracta pentru a nu se supraîndatora. Datoria va fi rambursată fie prin investiții în creștere, fie odată ce o factură este plătită de către client, dar ambele variante necesită luarea în considerare a timpului, dobânzii, rentabilității investiției. Cu Filbo durează maximum 10 minute să obții o ofertă de principiu, iar o decizie de credit se obține în maximum 24h. Împrumutul strategic poate fi o opțiune viabilă, atât timp cât ai un plan de rambursare în vigoare. Ar trebui să monitorizezi celelalte cheltuieli și să faci schimbări acolo unde este necesar. Este posibil să trebuiască să treci de la o mentalitate de investiție pe termen lung, cum ar fi cumpărarea de echipamente, la o mentalitate de supraviețuire pe termen scurt, cum ar fi leasingul de echipamente. În situațiile în care este necesar un împrumut pentru a stabiliza nevoia de cash-flow a firmei tale, alege un partener de încredere, precum Filbo.  ➮Descoperă cea mai simplă soluție de finanțare din România pentru IMM și PFA. Uneori, tot ce are nevoie o companie este o infuzie rapidă de numerar. Uită-te ce linie de credit, împrumut și alte opțiuni de finanțare există. Factoringul facturilor și finanțarea facturilor sunt, de asemenea, modalități excelente de a obține plăți în avans pentru facturile restante. Acestea pot ajuta firma să obțină banii mai devreme decât este dispus să plătească un client. Nu uita, ar trebui să îți asumi datorii doar dacă este avantajos pentru afacerea ta. ➮Pentru nevoi urgente ale afacerii, antreprenorii pot accesa un credit de până la 60.000 RON pentru 12, 18 sau 24 de luni.

3. Monitorizarea constantă a cash-flow-ului

Pentru o bună gestionare a fluxului de numerar este important să monitorizezi unde se duc banii tăi. Pe lângă examinarea datoriilor și a cheltuielilor, ar trebui să monitorizezi economiile. Deși echilibrarea capitalului de creștere și a capitalului de lucru poate fi dificilă atunci când lucrezi cu marje mici de profit, este important să menții o rezervă pentru zile negre. Dacă nu ai un cont de economii pentru afaceri, ar putea fi timpul să reevaluezi structura profitului. Păstrează rezerve, nu doar pentru vremuri grele, ci și pentru atunci când apare o oportunitate de creștere sau când este nevoie de flexibilitate financiară. Creșterea unei afaceri tensionează foarte mult fluxul de numerar, deoarece trebuie să investești și să angajezi cheltuieli înainte ca veniturile mai mari să se producă.  Alegerea celui mai bun proces de colectare a creanțelor poate face, de asemenea, o mare diferență. Este important să fii prompt în ceea ce privește colectarea creanțelor și să iei măsuri de monitorizare a creanțelor scadente atunci când este necesar. Stabilește un proces continuu de colectare a creanțelor prin care să le reamintești clienților când și cât îți datorează. Facturile care trec neobservate se pot acumula. Prin toate mijloacele, încearcă să crești, să te extinzi, să-ți transformi afacerea mică într-o afacere mare, dar economisește totuși niște bani pentru o scădere neașteptată a pieței în timpul procesului de extindere.  Așadar, un antreprenor dedicat are nevoie de o bună planificare a fluxului de numerar și totodată de soluții pentru a asigura lichiditățile firmei. Filbo propune antreprenorilor câteva instrumente avantajoase și transparente de finanțare, inclusiv antreprenorilor aflați la început de drum. Astfel, o firmă nouă, deschisă de cel puțin 4 luni, poate beneficia de:
  • finanțare de până la 115.000 RON pentru 36 de luni;
  • posibilitatea de a aplica online pentru finanțare, procesul durează maximum 10 minute;
  • consiliere personalizată.
Iar dacă firma este deschisă de cel puțin 12 luni, metoda de obținere a finanțării este și mai rapidă și beneficiezi de: 
  • posibilitatea de a aplica 100% online;
  • finanțare până la 60.000 RON pentru 12, 18 sau 24 de luni;
  • aprobare în 24 de ore.
Este, deci, extrem de simplu să obții finanțarea de care ai nevoie pentru afacerea ta. Pot aplica firmele cu mai puțin de 10 angajați, cu o cifră de afaceri sub 2 milioane de euro, care au cel puțin 4 luni de activitate și nu au procese de executare silită sau incidente majore de plată. 

Optimizarea cash-flow-ului cu ajutorul tehnologiei

Tehnologia te poate ajuta în orice sector al afacerii tale, în mod special pentru a crea bugete și a proiecta fluxul de numerar. În calitate de antreprenor, ar trebui să profiți de progresele tehnologice și de soluțiile bazate pe inteligența artificială, cum ar fi noile aplicații și actualizările de software. Acestea îți pot eficientiza procesele de afaceri și pot crește eficiența afacerii tale.  Atunci când poți vizualiza toate conturile de plătit și de primit într-o singură foaie de calcul, poți să faci un buget și să proiectezi cu ușurință fluxul de numerar viitor. În funcție de software-ul pe care îl alegi, informațiile vor fi stocate în siguranță în cloud, astfel încât nu vei risca să rătăcești sau să deteriorezi documentele. Tehnologia potrivită și strategiile de afaceri adecvate pot face o mare diferență pentru afacerea ta. Acestea îți permit să petreci mai puțin timp preocupându-te de fluxul de numerar și mai mult timp pentru a te ocupa de clienți. Dacă nu te simți încrezător în supravegherea intrărilor și ieșirilor de numerar, poți angaja un contabil care să facă acest lucru. Mai mult, evoluția rapidă a tehnologiei a făcut posibilă contractarea de împrumuturi 100% online pentru afacerea ta. O astfel de opțiune inovatoare îți propune și Filbo, care înțelege cât de important este pentru antreprenori să se concentreze pe dezvoltarea produselor și serviciilor și nu pe întocmirea de documentații stufoase pentru finanțare, în situațiile în care este nevoie de o infuzie de capital. Astfel, Filbo vine în sprijinul clienților cu o metodă modernă, extrem de rapidă și 100% online, de obținere a finanțării de care ai nevoie pentru stabilizarea afacerii tale. Scopul administrării unei afaceri este de a te asigura că veniturile depășesc cheltuielile și de a genera un profit, iar gestionarea fluxului de numerar este extrem de importantă pentru a conduce o afacere profitabilă pe termen lung.

5 sfaturi pentru antreprenorii care se confruntă cu probleme de cash-flow

Fluxul de numerar reprezintă banii care intră și ies din firmă. Un flux de numerar pozitiv înseamnă că câștigi mai mult decât cheltui. Dacă te confrunți cu un deficit de cash-flow înseamnă că situația firmei nu este tocmai roz, însă există câteva opțiuni la îndemână pentru a redresa situația lichidităților firmei. Iată câteva dintre opțiunile pe care le ai:
  1. Solicită un împrumut de la o instituție specializată în astfel de operațiuni;
  2. Solicită o linie de credit;
  3. Accelerează procesul de colectare;
  4. Finanțează achiziționarea de echipamente prin leasing sau împrumuturi;
  5. Amână plățile către furnizori.
Uneori, este posibil să existe un surplus de numerar în firmă. Acei bani pot afecta oportunitățile viitoare, așa că nu vrei să stea degeaba. Contabilii recomandă să optezi pentru o variantă în care surplusul să lucreze pentru tine. Poți face acest lucru prin investiții pe termen scurt și folosind banii pentru a plăti mai repede datoriile. În acest fel, lichiditățile îți vor aduce beneficii prin dobânzi generate sau termene de împrumut mai scurte. Consultă-te întotdeauna cu un contabil înainte de a lua decizii financiare care ar putea avea un impact major asupra viitorului afacerii tale. În concluzie, într-o afacere pot apărea situații în care antreprenorii nu reușesc să plătească la timp furnizorii, împrumuturile, contractate, pe ei înșiși sau angajații, din cauza problemelor legate de cash-flow. Astfel de situații pot fi prevenite sau remediate printr-o planificare obiectivă a fluxului de numerar și a implementării celor mai bune soluții pentru stabilizarea afacerii. Sursă foto: Shutterstock.com