Schimbarea sediului social al firmei: cum se realizează și de ce documente ai nevoie

Concentrarea atenției asupra strategiei de creștere pe termen lung este unul dintre factorii care îți pot crește șansele de a-ți depăși competiția. 60% dintre companiile care au participat la un studiu efectuat de McKinsey au înțeles asta, motiv pentru care pun mai mult accent pe rezultatele obținute pe termen lung, în detrimentul celor pe termen scurt.

Dar ce înseamnă strategie pe termen lung? Viziune, acțiune și adaptabilitate. Și, în acest proces, pe lângă investițiile pe care le faci pentru extinderea producției, este posibil să fie nevoie și de o schimbare a sediului social al firmei pentru a putea profita mai mult de oportunitățile de dezvoltare a businessului. Deși acesta este mai mult un proces administrativ care poate fi externalizat, este bine să îl cunoști. Descoperă în continuare mai multe detalii.

• Ce valabilitate are sediul social

• Când se schimbă sediul social firmă?

• Schimbare sediu social în același județ: documente necesare

• Schimbare sediu social în alt județ: documente necesare

• Schimbare sediu social PFA: documente necesare

• Sediu social vs punct de lucru: ce trebuie să știi

Ce valabilitate are sediul social 

Legislația în vigoare nu include un termen minim sau maxim de valabilitate a sediului social, așa că valabilitatea acestuia este dată de actul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului. Acest act este, de obicei, un contract de comodat sau de închiriere a spațiului și cel mai probabil l-ai semnat încă de când ți-ai început activitatea. 

Dacă a trecut mult timp și nu mai găsești acest document, ca să afli ce valabilitate are sediul tău social, poți scoate un certificat constatator de la Registrul Comerțului. 

Ce se întâmplă dacă expiră valabilitatea sediului social

Dacă expiră valabilitatea sediului social, ai două opțiuni: fie prelungești contractul inițial și menții sediul social la aceeași adresă, fie modifici adresa sediului social la altă adresă. 

Indiferent de opțiunea pe care o alegi, este important să acționezi înainte de expirarea valabilității sediului social actual întrucât, potrivit art. 2372 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 31/1990 modificată prin Legea 222/2023 privind societățile comerciale, în cazul în care nu mai sunt îndeplinite condiţiile referitoare la sediul social, ca urmare a expirării duratei actului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social, Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, din oficiu, poate pronunța dizolvarea societății.

Pe lângă această măsură, ONRC aplică și prevederile privind efectele inactivității până la prelungirea sediului social. Cu alte cuvinte, desfășurarea activității la un sediu social expirat poate duce la declararea companiei ca fiind inactivă fiscal de către ANAF. Asta înseamnă că nu mai poți desfășura activitate economică în legalitate.

👉 Dacă ești client Filbo, e ușor să eviți efectele neplăcute ale neprelungirii sediului social la timp. De ce? Pentru că noi îți punem la dispoziție gratuit multiple servicii non-financiare pentru afacerea ta, printre care și acces la oportunități de externalizare a serviciilor de modificare firmă. 

Inactivitatea fiscală determină, la rândul ei, pe lângă consecințele de ordin fiscal, și înscrierea în cazierul fiscal. Așadar, inactivitatea fiscală se înscrie atât în cazierul fiscal al persoanei juridice declarate inactivă, cât şi al reprezentanţilor legali sau al reprezentanţilor desemnaţi ai acestora.

👉 Lasă experții să se ocupe de birocrație și pe noi, echipa Filbo, să ne ocupăm de siguranța financiară a afacerii tale. Avem aproape 30 de ani de experiență și un portofoliu consistent de afaceri cărora le-am oferit finanțarea de care au avut nevoie.

Când se schimbă sediul social firmă?

Pe lângă expirarea contractului actual care te poate determina fie să prelungești dreptul de folosință a spațiului inițial, fie să schimbi sediul social al firmei la o nouă adresă, iată în ce momente se mai schimbă sediul social:

• Atunci când îți extinzi afacerea. Dacă firma ta crește și ai nevoie de un spațiu mai mare pentru a acomoda numărul crescut de angajați, echipamente sau activități, mutarea într-un sediu mai mare devine necesară. De asemenea, în acest context, mutarea într-o zonă mai accesibilă pentru angajați, clienți și parteneri poate îmbunătăți eficiența operațională și poate crește vizibilitatea afacerii.

👉 Asigură-te că ai suficient capital pentru a acoperi chiria pe următoarea perioadă, dar și pentru a achiziționa utilajele de care ai nevoie și pentru a putea susține salariile angajaților. Cum poți face asta? Cu ajutorul unui credit pentru capital de lucru și investiții obținut de la Filbo, o instituție financiară nebancară (IFN). Dacă ai cel puțin 12 luni de activitate, poți obține un împrumut de până la 235.000 RON, cu o perioadă de rambursare de până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Iată ce avantaje ai:

• Proces de aplicare 100% online cu doar două documente necesare: extras de cont și ultima balanță disponibilă. Dacă îți dorești un credit de până în 60.000 RON, aprobarea are loc tot online, iar dacă îți dorești mai mult, beneficiezi de sprijin din partea unui consultant.

• Acces la un program gratuit de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura pe toată perioada colaborării.

• Dobândă variabilă, în funcție de valoarea ROBOR la 6 luni.

• Scandențar ușor adaptabil: dacă nu poți să plătești rata într-o lună, poți să amâni rambursarea cu 30 de zile în cazul în care ai un comportament bun de plată până atunci.

• Dacă nu reușești să renegociezi în termeni favorabili contractul de chirie actual sau dacă proprietarul imobilului dorește să utilizeze spațiul în alte scopuri, atunci poate fi de asemenea necesar să cauți un nou sediu. În acest caz, poți să acționezi strategic și să alegi mutarea într-un sediu nou cu facilități mai moderne și tehnologii avansate. Astfel, poți crește productivitatea și poți oferi un mediu de lucru mai plăcut și mai eficient pentru angajați.

👉 În cazul în care alegi un sediu social nemobilat care are ca anexă şi o hală de producţie, poți să accesezi un credit pentru persoane juridice pentru a cumpăra mobilierul şi echipamentele necesare activităţii tale. Accesând acest credit IFN de la Filbo, poți obține un împrumut de până la 1.000.000 RON, cu o perioadă de rambursare de până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Indiferent de perioada pe care o alegi, beneficiezi şi de această dată de acces la un program gratuit de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura.

Aplicarea este 100% online şi ai nevoie doar de două documente: extrasul de cont și ultima balanță disponibilă.

Schimbare sediu social în același județ: documente necesare

Dacă dorești ca sediul social al firmei să fie în același județ ca și cel anterior, iată care sunt documentele necesare pentru schimbare sediu în același județ, conform ONRC:

• Cererea de înregistrare în original;
• Declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condiţiilor de funcţionare/desfăşurare a activităţii, în original, pentru sediul social și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți;
• Decizia asociatului unic/Hotărârea adunării generale, după caz;
• Documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social;
• Actul constitutiv actualizat, în original;
• Dacă este cazul: avizul asociaţiei de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă și dovada autorizațiilor sau avizelor eliberate de autoritățile competente ca o condiție prealabilă înmatriculării/înregistrării în Registrul Comerțului;
• Dovada privind plata tarifului legal care diferă în funcție de pagini.

👉 Dacă nu ai timp să te ocupi de tot procesul, poți să împuternicești pe cineva care să facă asta pentru tine. Folosește acest model de împuternicire pe firmă și completează-l conform instrucțiunilor din articol!

Schimbare sediu social în alt județ: documente necesare

Documentele necesare pentru înregistrarea în Registrul Comerţului a menţiunilor privind schimbarea sediului social în alt județ, conform ONRC, sunt cele de mai sus, plus dovada verificării disponibilităţii şi a rezervării denumirii firmei în original.

Acest document suplimentar este necesar deoarece, înaintea înregistrării cererii având ca obiect schimbarea sediului social în alt județ, ai obligația de a solicita verificarea disponibilității și rezervării firmei în situația în care denumirea actuală nu a fost înregistrată ca urmare a verificării/rezervării efectuate la nivel naţional.

De asemenea, aici trebuie să ai în vedere și faptul că schimbarea sediului social în alt judeţ impune înregistrarea firmei în Registrul Comerţului de la noul sediu şi radierea înmatriculării acesteia din Registrul Comerţului de la vechiul sediu social.

👉 Dacă decizia de a te muta în alt județ a fost una rapidă și trebuie să acționezi în consecință cu mutarea utilajelor, a echipamentelor și a mobilierului, poți să accesezi un credit rapid IFN pentru a face față tuturor cheltuielilor. Poți obține 100% online un împrumut de până la 60.000 RON, cu o perioadă de rambursare de până la 36 de luni pentru capital de lucru, 48 de luni mixt și 60 de luni pentru investiții. Iar pe toată perioada contractuală beneficiezi de programul de facturare online, integrat cu ANAF e-Factura, care să te ajute să transmiți și să primești facturi într-un mod facil.

Schimbare sediu social PFA: documente necesare

Conform ONRC, actele necesare pentru schimbarea sediului social al unui PFA sunt următoarele:

• Cererea de înregistrare, bifată în dreptul modificării dorite.
• Declaraţia-tip pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității pentru sediul profesional și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți.
• Dovada care atestă dreptul de folosință asupra sediului profesional/punctului de lucru.
• Dacă este cazul: avizul privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă și dovada privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale.

Sediu social vs punct de lucru: ce trebuie să știi

Sediul social poate fi la aceeași adresă cu punctul de lucru?

Înainte de a răspunde la această întrebare, este esențial să cunoaștem diferența dintre acestea două. În primul rând, sediul social se referă la locul unde o societate comercială sau o altă entitate juridică are înregistrat sediul său oficial. Sediul social reprezintă adresa legală a companiei și este folosit pentru a desfășura activități juridice și administrative. Pe de altă parte, punctul de lucru se referă la locul unde compania își desfășoară activitățile comerciale și operaționale, precum producția, vânzarea sau furnizarea de servicii. Și, dacă dorești deschidere punct de lucru în alt județ, atunci trebuie să urmezi o altă procedură.

👉 Ca să deschizi un punct de lucru pentru afacerea ta, este nevoie să depui câteva documente și la ANAF, dar și la ONRC. Află care sunt acestea și ce pași trebuie să parcurgi ca să deschizi un punct de lucru!

Acum, ca să răspundem la întrebarea de mai sus, da, dacă se dorește, sediul social și punctul de lucru pot fi la aceeași adresă, având sediu social cu activitate. 

În concluzie, schimbarea sediului social al firmei poate fi o necesitate apărută în orice moment al activității. De aceea, ține cont de informațiile din acest articol pentru a cunoaște modul în care să acționezi atunci când va fi nevoie de schimbare sediu social.

Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock