Deschiderea unui punct de lucru: documente necesare și pași de urmat

Dezvoltarea spațiilor de lucru se află printre prioritățile companiilor cu obiective mari. Acest lucru este susținut de un studiu efectuat de McKinsey, conform căruia 91% dintre antreprenorii orientați spre creșterea afacerii într-un timp scurt se gândesc la dezvoltarea și optimizarea spațiilor de lucru ale businessului lor.

 

Dacă și tu dorești să-ți extinzi afacerea sau pur și simplu dorești ca punctul de lucru să se afle într-un loc diferit de cel în care ai stabilit sediul social, descoperă în continuare tot ce trebuie să știi despre deschiderea unui punct de lucru.

 

• Deschidere punct de lucru/ sediu secundar: cerințe legale

• Acte necesare pentru deschiderea unui punct de lucru

Documente necesare înregistrare punct de lucru la ONRC

Documente necesare înregistrare punct de lucru la ANAF

 

• Cum găsești un punct de lucru potrivit pentru afacerea ta

 

Deschidere punct de lucru/ sediu secundar: cerințe legale

 

Conform legii 31/1990 modificată prin legea 222 din 14 iulie 2023, definiția punctului de lucru arată că acesta este un sediu secundar în care un comerciant își desfășoară activitatea. Așadar, conform cerințelor legale, în momentul în care dorești să desfășori activitatea fizică a societății într-un alt loc decât în sediul social, ai obligativitatea de a înființa un punct de lucru SRL. 

 

De exemplu, dacă în prezent ai o firmă cu sediu social și punct de lucru la aceeași adresă, în apartament de exemplu, și ai nevoie de un birou formal în care să primești clienții, e necesar să înființezi un punct de lucru la noua adresă pe care ți-o dorești.

Acte necesare pentru deschiderea unui punct de lucru

 

 

Înregistrarea punctului de lucru trebuie făcută atât la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), cât și la ANAF, iar fiecare instituție solicită anumite documente în acest sens. Descoperă în continuare care sunt acestea.

Documente necesare înregistrare punct de lucru la ONRC

 

Pregătește din timp documentele de mai jos pentru înregistrarea punctului de lucru (a sediului secundar) la ONRC pentru a evita întârzierea procesului din cauza documentelor insuficiente:

 

• Cererea de înregistrare;

 

• Actul constitutiv al societății;

 

• Certificatul constatator al societății;

 

• Declarație pe propria răspundere privind respectarea condițiilor de funcționare a sediului secundar (Declarație model 3);

 

• Hotărârea AGA (Adunarea Generală a Asociaților/ Acționarilor) pentru deschiderea punctului de lucru sau, în cazul în care ești asociat unic, poți să prezinți o decizie de asociat unic de deschidere a punctului de lucru completată doar de către tine;

 

• Dovada că deții sau ai dreptul de a folosi spațiul pe care urmează să îl folosești ca punct de lucru. Aceasta poate fi prezentată sub forma unui contract de comodat pentru punct de lucru, contract de închiriere, contract de vânzare-cumpărare etc.);

 

• Acordul vecinilor atunci când punctul de lucru se deschide în cadrul unui condominiu care are ca formă de organizare o asociație de proprietari. Concret, dacă deschizi un punct de lucru într-un apartament al unui bloc, ai nevoie de acordul vecinilor de sus, jos și lateral, plus ștampila și semnătura asociației de proprietari. Dacă, în schimb, deschizi un punct de lucru în cadrul unui spațiu comercial sau într-o clădire de birouri, nu ai nevoie de acordul vecinilor.

 

În cazul în care alegi deschiderea punctului de lucru în alt județ decât cel în care se află sediul social al firmei, atunci demersurile legale trebuie realizate la ONRC de pe raza localității în care se află sediul social.

 

Dacă totuși, la un moment dat, decizi închiderea punctului de lucru, va trebui să te adresezi tot ONRC cu următoarele documente: formular de înregistrare tipizat pentru închiderea punctului de lucru, decizia AGA de închidere a punctului de lucru și certificatul constatator care a fost eliberat de ONRC la deschiderea punctului de lucru.

 

👉 Evită închiderea punctului de lucru din cauze financiare și apelează, atunci cand ai nevoie, la un împrumut. Află ce beneficii poți obține prin accesarea unui credit rapid.

Documente necesare înregistrare punct de lucru la ANAF

 

După înregistrarea la ONRC a punctului de lucru, potrivit prevederilor art. 85 din Legea nr. 207/2015, completată prin Legea 93/2023, privind Codul de procedură fiscală, acesta trebuie declarat și la ANAF, în termen de 30 de zile. 

 

• Declarația privind sediiile secundare. Dacă eşti în căutare de un model de declaraţie a unui punct de lucru cu salariați, află că trebuie să completezi formularul 060 dacă societatea are mai mult de 5 angajați sau declarație sediu secundar 061 dacă societatea are mai puțin de 5 angajați la punctul de lucru.

 

• Copie a certificatului de înmatriculare al sediului principal;

 

• Actele de deschidere a punctului de lucru (certificatul de înregistrare sau certificatul constatator al punctului de lucru);

 

• Dovada prezentată la ONRC conform căreia ai dreptul legal de a utiliza spațiul ca punct de lucru;

 

• Declarație pe propria răspundere privind numărul de angajați al societății și declarația privind sediile secundare.

 

Documentaţia se depune la sediul unității fiscale competente și se eliberează în termen de 15 zile de la depunere.

 

👉 Atunci când ești antreprenor și decizi că a sosit momentul să îți dezvolți afacerea, pe lângă informațiile valoroase legate de documentele necesare pentru deschiderea unui punct de lucru, este bine să ai la îndemână și alte servicii care să te ajute să crești. Dacă ești clientul nostru, îți oferim acces în mod gratuit la servicii non-financiare. De exemplu, poţi opta pentru pachete flexibile de telefoane pentru angajaţii tăi şi să soliciţi oferte pentru aplicaţii software, inovatoare.

 

Cum găsești un punct de lucru potrivit pentru afacerea ta

 

Acum că ai aflat ce acte sunt necesare pentru înfiinţarea unui punct de lucru, a sosit momentul să identifici care este cel mai potrivit sediu suplimentar pentru tine. Iată cum poţi face asta în 3 paşi:

1. Analizează dimensiunea spațiului și dotările de care ai nevoie

 

Primul pas pe care îl poți face pentru a identifica un punct de lucru potrivit pentru afacerea ta este să analizezi dimensiunea spațiului și dotările de care ai nevoie. Acestea depind foarte mult de tipul de activitate pe care îl vei desfășura în spațiul respectiv. 

 

Iată ce poți face pentru a-ți da seama care este spațiul potrivit pentru tine:

 

• Cuantifică numărul de angajați pe care îl vei avea în noul spațiu. Dacă afacerea ta este în domeniul transportului și ai o echipă de dispeceri care gestionează activitatea sau dacă prin intermediul afacerii tale oferi servicii de consultanță, vei avea nevoie de un spațiu generos cu mai multe birouri. 

 

• Ia în considerare spațiul pentru zone comune, cum ar fi bucătăria și zona de relaxare. Crearea unui mediu modern și motivant pentru angajați te va ajuta să păstrezi talentele în companie și îți va oferi un avantaj competitiv pe piața muncii.

 

• Nu uita de spațiul de depozitare necesar pentru documente și echipamente.

 

Pe lângă aceste aspecte, este bine să ai în vedere și potențialul de personalizare și modificare a spațiului, în funcție de nevoile pe care le vei avea în viitor. De exemplu, dacă decizi să-ți extinzi echipa sau capacitatea de producție, vei avea nevoie de un spațiu suplimentar, de preferat în aceeași zonă, și dotări noi, motiv pentru care îți va fi util un spațiu flexibil.

 

👉 Decizia de a-ți dezvolta afacerea trebuie să fie luată la momentul potrivit, altfel riști pierderi financiare. Află care este momentul potrivit să investești în dezvoltarea businessului tău!

1. Stabilește bugetul de care dispui

 

Odată ce ai identificat tipul de spațiu care se potrivește cel mai bine pentru afacerea ta, a sosit momentul să stabilești bugetul de care dispui pentru investiție. Dacă nu dispui de capital necesar să achiziționezi spațiul, poți să îl închiriezi. Cu toate acestea, este bine să te asiguri din timp că ai capital necesar să plătești chiria pe cel puțin un an, chiar dacă în anul respectiv încasările nu vor atinge limita maximă.

 

În cazul în care ai nevoie de sprijin financiar pentru a obține spațiul de lucru pe care ți-l dorești și pentru a investi în toate dotările necesare, poți să accesezi un împrumut de la un partener de încredere.

 

👉 Iată ce beneficii obții atunci când ai cel puțin 12 luni de activitate și optezi pentru un credit pentru capital de lucru și investiții de la Filbo – o instituție financiară nebancară (IFN):

 

• Poți împrumuta până la 235.000 de lei pe o perioadă de rambursare de până la 24 de luni, în cazul creditelor accesate pentru capital de lucru, și până la 48 de luni, pentru cele necesare investițiilor.  

• Dacă ai nevoie de un împrumut mai mic, de până la 100.000 de lei, îl poți obține printr-un proces 100% online. Pentru împrumuturile care depășesc această valoare, poți aplica tot online și vei fi contactat de un consultant în cel mai scurt timp.

• Pentru împrumuturi online mai mici de 35.000 de lei, ai nevoie doar de extrasul de cont, iar pentru împrumuturi care depășesc această sumă, pe lângă extras, este necesară și ultima balanță disponibilă.

• Dobânda este variabilă și se calculează în funcție de valoarea ROBOR la 6 luni.

• Poți să amâni plata ratei pentru 30 de zile, o singură dată, dacă ai un comportament bun de plată la creditele în derulare.

 

1. Alege un loc convenabil

 

Acum că știi ce spațiu cauți și cât ești dispus să plătești pentru el, următorul pas este să alegi un loc convenabil. Acesta ar trebui să fie la îndemâna clienților, partenerilor de afaceri și a angajaților. De aceea, atunci când alegi locul pentru noul punct de lucru, nu uita să te asiguri că are un acces facil la mijloace de transport în comun, dar și parcare.

 

Nu în ultimul rând, analizează competiția din zonă. Dacă există afaceri similare în zonă, nu înseamnă că trebuie să te orientezi spre alt spațiu, ci să identifici modalități inedite de a te diferenția de competiție. În acest mod, faptul că te afli în proximitatea competiției poate fi transformat într-o oportunitate de a atrage clienții afacerilor similare din zonă.

 

👉 Atunci când ai alături un partener de încredere care să-ți ofere susținere financiară, poți profita din plin de fiecare oportunitate de business. Noi, echipa Filbo, îți putem fi alături deoarece misiunea noastră este să ajutăm antreprenorii și afacerile să crească mai repede și mai ușor. Află mai multe despre noi!

 

Așadar, autorizarea punctului de lucru trebuie obținută atât de la ONRC, cât și de la ANAF. Deși pare un proces greoi, dacă pregătești din timp toate documentele necesare, cu siguranță te vei putea bucura de noul punct de lucru în cel mai scurt timp.

 

Sursă foto: shutterstock.com, shutterstock.com